Öne Çıkan Yayın

Eğer...

Eğer, bütün etrafındakiler panik içine düştüğü ve bunun sebebini senden bildikleri zaman sen başını dik tutabilir ve sağduyunu kaybet...

22 Ekim 2010 Cuma

find your differentiation

save personal energy
be clear and defined
enhance your charisma
secure easier, better decisions quickly
find your differentiation
become respected
define your true leadership style
communicate better- enhance your relationship
get a transparent care personality
be harmonious, balanced... and happy

4 Ekim 2010 Pazartesi

ÖĞRENEN ORGANİZASYONLAR ARASINDA DEĞERİ ARTAN BİR OLGU: BİLGİLEŞİM (BENCHMARKING)

Günümüz işletmeciliğinde geleceği yönetme çerçevesinde fark ortaya koyan yenilikçi stratejiler ön plana çıkmaktadır. Bu stratejilerin hedefi en iyi olabilmek ve en iyi kalabilmektir. Çünkü, değişimin baş döndürücü hızla olması başarı ve rekabet unsurlarının da hızla değişmesine neden olmaktadır. Artık işletmeler bugün herhangi bir alanda en iyi olmalarının, değişen koşullar sonucunda, gelecekte de en iyi olacaklarını göstermeyeceğinin bilincindedirler.

Rekabetin uluslararası düzeyde olması, kuruluşların daha bilinçli ve bilimsel yöntemlerle yönetilmesini zorunlu kılmıştır. Bunun doğal sonucu olarak, Toplam Kalite Yönetimi kavramının da sınırları giderek genişlemektedir. Artık organizasyonlar öğrenen organizasyonlardır ve başkalarından da öğrenmektedirler. Değişime ayak uydurabilmek için işletmelerin sürekli gelişmeleri takip edip, en iyi şekilde ve en iyi olanı kendisine üstünlük yaratacak şekilde adapte etmesi gerekmektedir. Bu da bilgileşim (benchmarking) çalışmaları ile mümkün olacaktır. Toplam Kalite Yönetiminin bir parçası niteliğinde olan bilgileşim (benchmarking) kavramı giderek daha fazla önem kazanmaktadır.

“Bilgileşim, nihai amacı kuruluşun önceliği olan süreçlerinde en iyiyi veya daha iyileri araştırmak, bulmak, öğrenmek ve kendi süreçlerine uyarlayarak performansı artırmak olan bir öğrenme sürecidir.”

Bilgi ve iletişim çağının özelliği etkin ve hızlı biçimde bilgi ve deneyimlerin toplanması ve paylaşılması olduğundan, “Öğrenen Organizasyonlar” olmak günümüzde kuruluşlar için vazgeçilmez bir olgudur. Bilgi ve iletişim çağında, adeta büyük bir açık pazar konumuna gelmiş olan dünyamızda; “Değişim” bir anlamda gelişmenin temel unsuru olarak karşımıza çıkmaktadır.

Kuruluşların, değişimin gereğini belirleyebilmeleri ve değişimi etkileyen bir mekanizma sağlayabilmeleri için dışa dönük bir davranış içinde olmaları gerekmektedir. Geçmişte bilgi birikimi önemli iken, günümüzde bilgiye erişebilme, öğrenebilme ve bu bilgiyi kendisine fayda sağlayabilecek şekilde kullanabilme yeteneği ön plana çıkmıştır. Bu açılardan bakıldığında “Öğrenen Kurum” anlayışı ile sürekli değişim ve gelişmeyi ortaya koyan işletmeler için vazgeçilmez yönetim araçlarından birisidir.

Mükemmele ulaşmaya giden yolda önemli bir araç olarak görülen bilgileşim, kurumun kendini nerede gördüğünün doğrulanması, yapılan işlerin verimlilik ve etkinliklerinin ölçülmesi, en başarılı uygulamaların bulunması ve detayları ile incelenmesidir. Bilgileşim, öğrenen organizasyon anlayışının önemli bir parçası, bir öğrenme ve öğretme, anlama ve uyarlama, paylaşma ve gelişme sürecidir.

1980’li yıllarda ABD’de uygulanmaya başlayan ve karşılıklı bilgi ve tecrübelerden yararlanmayı hedefleyen bilgileşim (benchmarking) çalışmaları, kalite ödülleri vb. gibi etkenlerle ülkemizde de giderek yaygınlaşma eğilimine girmiştir. Ancak yine de ülkemizde bu konudaki faaliyetler çok yetersizdir. Şirketlerin bilgi vermeye açık olmamaları ve bilgi vermekten kaçınmaları sonucu doğru ve yeterli veri toplanamamakta, istenen detayda kıyaslama yapılamamaktadır. Oysa kıyaslama çalışması, bir kuruluşun rekabet avantajı elde etmesini sağlayacak temel faaliyet konularını belirlemesi ve geliştirmesinde çok önemli rol oynamaktadır.

Müşteri neden sizi tercih eder? Rakiplerinizden daha üstün ya da farklı olduğunuz için. Standardın ne olduğunu bilmezseniz performansınızı nasıl değerlendireceksiniz? Müşteriniz "Ortalama teslim süreniz ne kadar?" diye sorduğu zaman "10 gün" diyebilirsiniz. Ama sadece kendi zamanlamanızı bilmeniz yeterli değildir. Çünkü “performans” soyut ve rölatif bir kavramdır. Bunun piyasaya göre nerede olduğu da önemlidir. Ölçemediğiniz bir şeyin üstünlüğünü ya da farkını nasıl göstereceksiniz? Eğer sınıfında en iyi olanları (Best in Class) ve en iyinin iyisini (Best in Best) kendinizle kıyaslamıyorsanız, performansınızı devamlı iyileştirmediğinizden başarısız olursunuz. Sektör genelinde ortalama teslim süresi 9-12 gün arasındaysa siz ortalardasınız demektir. Ama ya rakipleriniz 7 günde hizmet veriyorlarsa? Müşteri kimi tercih eder? Siz 10 gün ile çok iyi performansa sahip olduğunuzu düşünürken, rakipleriniz 7 günün altına inerek sizi yarış dışı bırakabilirler. Özellikle yeni ekonomi dünyasında, firmalar zirveye tırmanabilmek veya zirvede kalabilmek için, süreçlerini sürekli iyileştirmeye ve revize etmeye gerek duymaktadırlar.

Bilgileşim (benchmarking) sürecinde başkalarının aynı ya da benzer işi, ne kadar miktarda ve niye yaptığı değil, nasıl daha iyi yaptığı anlaşılmaya çalışılmalıdır. Bilgileşim "nasıl" daha iyi yapıldığı sorusunun yanıtını almaya çalışır; aynı uygulamaları kendi bünyesinde uygulamaya sokmanın zeminini hazırlar. Bilgileşim, önceden belirlenmiş bir prosedür çerçevesinde, taraflar arasında diyaloga dayanan (etkileşimli), belli ve aynı konuları kıyaslamayı ve güncel verilere odaklanmış sürekli bir çalışmayı öngörmektedir.

İki tür kıyaslama vardır:
• Performans kıyaslaması
• Süreç kıyaslaması

Performans kıyaslaması, performansa ait sayısal verilerin toplanarak benzer kuruluşlarla kıyaslama yapılan çalışmadır. En önemli performans kriterlerinin ne olduğunu ve üyesi olduğunuz sektöre ve benzer sektörlere kıyasla nerede olduğunuzu gösterir.

Süreç kıyaslamasında mükemmelliği ile tanınan bir işletmenin seçilen süreci nasıl gerçekleştirdiği incelenir ve sonuçları kendi süreçlerine uyarlanır. Bu tür kıyaslamanın rakiple veya tamamen farklı sektördeki bir işletmeyle yapılabilmesi de mümkündür. Sürece odaklı kıyaslama çalışması yapılırken üretim, pazarlama, insan kaynakları, satın alma, eğitim gibi belirli bir süreç seçilir. Bu konudaki en iyi uygulama (best practice) nedir, en iyi uygulayıcılar kimlerdir ve onlardan neler öğrenebiliriz? sorularına cevap arar.

Kıyaslama dört farklı platformda gerçekleştirilebilir:
1. İç kıyaslama ile firmanın kendi içindeki benzer süreçleri kıyaslanabilir.
2. Rekabetçi kıyaslama ile aynı pazar içinde süreçleri daha iyi uygulayan firmalar kıyaslanabilir.
3. Rekabet dışı kıyaslama ile rekabet içinde olunmayan firmaların aynı ya da benzer süreçleri kıyaslanabilir.
4. Sizinle aynı süreci ama sizden çok daha iyi bir şekilde uygulayıp, sınıfının en iyisi olarak ün kazanmış firmalar kıyaslanabilir.

Özetle; hedefler her gün biraz daha ileri gitmektedir. Toplam Kalite Yönetimini kendisine ilke edinmemiş ve TKY’yi bir yaşam felsefesi olarak benimsememiş kurumların yükselen çıtaları aşmaları her gün biraz daha güçleşecektir.

Bilgileşim; bu anlayış doğrultusunda “Daha iyiyi” bulmaktır. Bu doğrultuda, rakip kuruluşlar arasında da köprüler kurulabilmektedir. Çünkü günümüz koşulları, kuruluşlar için rekabet ve işbirliği ikilemini beraberinde getirmektedir. Bu anlamda bilgileşim; kuruluşların aynı anda hem kendi aralarında rekabet etmelerini, hem de fonksiyonlar arası işbirliğini sağladığı için ikilemi sinerjiye dönüştürebilmektedir.