Öne Çıkan Yayın

Eğer...

Eğer, bütün etrafındakiler panik içine düştüğü ve bunun sebebini senden bildikleri zaman sen başını dik tutabilir ve sağduyunu kaybet...

18 Eylül 2015 Cuma

YÖNETİM SİSTEMLERİNDE İÇ DENETİMİN ÖNEMİ

“İyileştirme için başlangıç noktası, buna olan gereksinimi fark etmektir.” Imai

Kalite kavramı günümüzde yaşamın her aşamasında kullanılmaktadır. Kalite, müşteri ihtiyaçlarıyla el ele koşan bir hedef haline gelmiştir. Bu olgu, keşfetme olgusunu da beraberinde getirmiş, kişi ve kuruluşları daima yeni arayışlara yöneltmiş, sonuç olarak kuruluşlardaki her şeyin kaliteli olması anlamına gelen Toplam Kalite Yönetiminin önemi artmıştır.

İç denetim, Toplam Kalite Yönetiminin iyileştirmeye açık alanlarının saptanmasında kullanılan araçlarından biridir. İç denetim, tüm faaliyetlerin ve sonuçların planlanan düzenlemelere uyup uymadığının, bu düzenlemelerin amaca ulaşmak için uygun olup olmadığının, etkin olarak uygulanıp uygulanmadığının, dokümanlara ve beyanlara dayanılarak incelenmesi ve raporlanmasıdır. Kurumun faaliyetlerine değer katmak amacını güden sistematik, disiplinli ve objektif bir faaliyettir.

Denetim teftişten farklı bir bakış açısı ve yaklaşım gerektirir. Denetim, salt sorgulayıcı yaklaşımla yapılmaz. Denetimde amaç, tek taraflı bir duyuru/ileti olsa idi, bu iş yazı ile de yapılır ve denetçiye gerek kalmazdı. Oysa denetim çift taraflı bir iletişimdir.

Neden İç Denetimler Yapılır?
  • Yönetime araç olması, tarafsız değerlendirme esası ile gerçek verilerin sağlanmasına yardımcı olur.
  • Toplam Kalite Yönetim Sisteminin uygun olmayan noktalarının tespiti ve düzeltici-önleyici faaliyetlerin geliştirilmesi kadar, sistemin uygun ve etkin unsurlarının da tespit edilmesi için objektif değerlendirme sağlar.
  • Kuruluşun hedeflerine ulaşmasına yardımcı olur. Faaliyetlerin önceliklendirilmesini sağlar.
  • Ürünlerin kullanıma uygun ve kullanıcı için güvenli olduğu konusunda güvence sağlar.
  • Sistem yayılımının istenen seviyede gerçekleşme durumunun değerlendirilmesini sağlar.
  • TKY sisteminin statüsü, prosedürleri, metotlar ve eğitim imkanları hakkında önyargılı düşünceleri düzeltir. Dokümanların yeterliliği ve takibi konusunda güvence sağlar.
  • İletişimi güçlendirir.
  • Çalışanların uyguladıkları faaliyetler ile ilgili sorumluluklarının geliştirilmesine yardımcı olur.
Denetim esnasında organizasyonda, işlerin daha verimli ve etkin bir şekilde yapılması amacı ile yoğun bir inceleme yapılır. Denetimde verimlilik çok önemli ve önceliklidir. Verimliliği etkileyen pek çok unsur vardır.

Denetimde İletişimin Etkinliğini Artıran Davranışlar

Gözlem, ilgi ve odaklanma, netlik, dürüstlük, tarafsızlık, güvenilirlik, nesnel davranış, yeterlilik, iyi bir dinleyici olma, empati yapma, karşı tarafın duygu ve düşüncelerini anlama…

Denetim esnasında taraflar, karşısındakinin sözel ve sözsüz tüm tavır ve davranışlarını gözlemler. İletişimde bulunduğu kişiye odaklanarak, karşısındaki kişi konuşurken başka bir işle meşgul olmadan, onu gerçekten dinler, anlamaya çalışır.

İletişimde, istenen şeyi, aktarılmak istenen bilgiyi açık, tam ve sade olarak iletmek gerekir. Denetimde denetçi çalışana konuyu tekrar ettirerek, özetleyerek iletiyi netleştirir.

İç denetçiler, denetledikleri süreçten bağımsız, yeterli mesleki bilgi ve tecrübeye sahip, çalışmalarında gereken mesleki özeni gösteren, zamanını etkin kullanabilen kişilerdir. Denetçiler, kendi aralarında ve kurum içinde iyi ilişkileri ve işbirliğini geliştirecek biçimde davranırlar. İşlerini yürütürken ve denetlenen bölüm personeliyle ilişkilerini sürdürürken yüksek standartlı davranış biçimlerine (açık ve içten davranış gibi) bağlı kalırlar.

Denetçi aynı zamanda bir lider, yol gösterici ve danışmandır. Denetçi, gelişinden ayrılışına dek olan tüm davranışlarında tarafsız ve objektif olduğu, amacının çalışana yardım etmek olduğu duygu ve düşüncesini yaratmalıdır.  

Denetimde İletişimin Etkinliğini Azaltan Davranışlar

Anlatım yetersizliği, güvensizlik, öğüt verme, reddetme, önemsememe, savunma, sempati…

Denetim esnasında taraflar, olabildiğince güncel kelimelerle konuşmak zorundadır. İletişimde amaç sanat/edebiyat yapmak değildir. Edebiyat yapma kaygısı bulunan bir ortamda iyi bir iletişimden bahsedilemez.

İletişimi olumsuz etkileyen davranışlardan bir diğeri de,  tarafların birbirini önemsemeyen bir tavır ve davranış içinde olması veya savunmaya geçmesidir. Denetimde kişi ne kendisi savunma durumuna geçmeli, ne de karşı tarafı savunma durumuna geçirecek suçlayıcı tavır ve davranışlar sergilemelidir.

Denetimler, her ne kadar sorumluluğunu taşıdığımız görevlerimizi en iyi şekilde yapmaya gayret göstersek de, iyileştirmeye açık noktalarımızın tespitinde bize çalışma arkadaşlarımızın desteğini sağlar. Sürekli kendi işi ile ilgili öğrenme ve becerileri yükseltme gayreti içinde olan çalışanlar ve ekipler, tüm organizasyon için mükemmel bir başarı ortamı oluşturacaktır. 

Mart 2009

Lider Seçimi...