“İyileştirme
için başlangıç noktası, buna olan gereksinimi fark etmektir.” Imai
Kalite kavramı günümüzde yaşamın her aşamasında
kullanılmaktadır. Kalite, müşteri ihtiyaçlarıyla el ele koşan bir hedef haline
gelmiştir. Bu olgu, keşfetme olgusunu da beraberinde getirmiş, kişi ve
kuruluşları daima yeni arayışlara yöneltmiş, sonuç olarak kuruluşlardaki her
şeyin kaliteli olması anlamına gelen Toplam Kalite Yönetiminin önemi artmıştır.
İç denetim, Toplam Kalite Yönetiminin
iyileştirmeye açık alanlarının saptanmasında kullanılan araçlarından biridir. İç
denetim, tüm faaliyetlerin ve sonuçların planlanan düzenlemelere uyup
uymadığının, bu düzenlemelerin amaca ulaşmak için uygun olup olmadığının,
etkin olarak uygulanıp uygulanmadığının, dokümanlara ve beyanlara dayanılarak incelenmesi
ve raporlanmasıdır. Kurumun faaliyetlerine değer katmak amacını güden sistematik,
disiplinli ve objektif bir faaliyettir.
Denetim
teftişten farklı bir bakış açısı ve yaklaşım gerektirir. Denetim, salt
sorgulayıcı yaklaşımla yapılmaz. Denetimde amaç, tek taraflı bir duyuru/ileti
olsa idi, bu iş yazı ile de yapılır ve denetçiye gerek kalmazdı. Oysa denetim
çift taraflı bir iletişimdir.
Neden İç Denetimler Yapılır?
- Yönetime
araç olması, tarafsız değerlendirme esası ile gerçek verilerin
sağlanmasına yardımcı olur.
- Toplam Kalite Yönetim Sisteminin uygun olmayan noktalarının tespiti ve düzeltici-önleyici faaliyetlerin geliştirilmesi kadar, sistemin uygun ve etkin unsurlarının da tespit edilmesi için objektif değerlendirme sağlar.
- Kuruluşun
hedeflerine ulaşmasına yardımcı olur. Faaliyetlerin önceliklendirilmesini
sağlar.
- Ürünlerin
kullanıma uygun ve kullanıcı için güvenli olduğu konusunda güvence sağlar.
- Sistem
yayılımının istenen seviyede gerçekleşme durumunun değerlendirilmesini
sağlar.
- TKY
sisteminin statüsü, prosedürleri, metotlar ve eğitim imkanları hakkında
önyargılı düşünceleri düzeltir. Dokümanların yeterliliği ve takibi
konusunda güvence sağlar.
- İletişimi
güçlendirir.
- Çalışanların
uyguladıkları faaliyetler ile ilgili sorumluluklarının geliştirilmesine
yardımcı olur.
Denetim
esnasında organizasyonda, işlerin daha verimli ve etkin bir şekilde yapılması
amacı ile yoğun bir inceleme yapılır. Denetimde verimlilik çok önemli ve
önceliklidir. Verimliliği etkileyen pek çok unsur vardır.
Denetimde İletişimin Etkinliğini
Artıran Davranışlar
Gözlem,
ilgi ve odaklanma, netlik, dürüstlük, tarafsızlık, güvenilirlik, nesnel
davranış, yeterlilik, iyi bir dinleyici olma, empati yapma, karşı tarafın duygu
ve düşüncelerini anlama…
Denetim
esnasında taraflar, karşısındakinin sözel ve sözsüz tüm tavır ve davranışlarını
gözlemler. İletişimde bulunduğu kişiye odaklanarak, karşısındaki kişi
konuşurken başka bir işle meşgul olmadan, onu gerçekten dinler, anlamaya çalışır.
İletişimde,
istenen şeyi, aktarılmak istenen bilgiyi açık, tam ve sade olarak iletmek
gerekir. Denetimde denetçi çalışana konuyu tekrar ettirerek, özetleyerek
iletiyi netleştirir.
İç
denetçiler, denetledikleri süreçten bağımsız, yeterli mesleki bilgi ve tecrübeye
sahip, çalışmalarında gereken mesleki özeni gösteren, zamanını etkin
kullanabilen kişilerdir. Denetçiler,
kendi aralarında ve kurum içinde iyi ilişkileri ve işbirliğini geliştirecek
biçimde davranırlar. İşlerini yürütürken ve denetlenen bölüm personeliyle
ilişkilerini sürdürürken yüksek standartlı davranış biçimlerine (açık ve içten
davranış gibi) bağlı kalırlar.
Denetçi
aynı zamanda bir lider, yol gösterici ve danışmandır. Denetçi, gelişinden
ayrılışına dek olan tüm davranışlarında tarafsız ve objektif olduğu, amacının
çalışana yardım etmek olduğu duygu ve düşüncesini yaratmalıdır.
Denetimde İletişimin Etkinliğini
Azaltan Davranışlar
Anlatım
yetersizliği, güvensizlik, öğüt verme, reddetme, önemsememe, savunma, sempati…
Denetim
esnasında taraflar, olabildiğince güncel kelimelerle konuşmak zorundadır. İletişimde
amaç sanat/edebiyat yapmak değildir. Edebiyat yapma kaygısı bulunan bir ortamda
iyi bir iletişimden bahsedilemez.
İletişimi
olumsuz etkileyen davranışlardan bir diğeri de,
tarafların birbirini önemsemeyen bir tavır ve davranış içinde olması
veya savunmaya geçmesidir. Denetimde kişi ne kendisi savunma durumuna geçmeli,
ne de karşı tarafı savunma durumuna geçirecek suçlayıcı tavır ve davranışlar sergilemelidir.
Denetimler,
her ne kadar sorumluluğunu taşıdığımız görevlerimizi en iyi şekilde yapmaya
gayret göstersek de, iyileştirmeye açık noktalarımızın tespitinde bize çalışma
arkadaşlarımızın desteğini sağlar. Sürekli kendi işi ile ilgili öğrenme ve
becerileri yükseltme gayreti içinde olan çalışanlar ve ekipler, tüm
organizasyon için mükemmel bir başarı ortamı oluşturacaktır.
Mart 2009
