YÖNETİM KALİTESİ

Kalite anlayışı gerek iş yaşamımızda, gerek özel yaşantımızda üzerinde önemle durulan ve kapsamı sürekli genişleyen bir konudur. Tarihsel süreçte kalite kavramından söz edilirken odaklanılan konu ağırlıklı olarak nihai üründeki kalite idi. “Ne üretirsem satarım.” anlayışının değişmesi ile “Kaliteli üretirsem satarım.” anlayışının yerleşmesi sonucu kalite denilince akla ürün kalitesi gelmekte idi. Ancak günümüzde kaliteli üretim faktörlerinin, sistemli şekilde buluşturulması ile kaliteli sonuçların oluşacağı düşünülüyor.

Çalışma yaşamında kaliteyi etkileyecek unsurlardan bahsederken bazı temel faktörler üzerinde yoğunlaşılabilir; fiziksel çevre, yönetim anlayışı, teknoloji, çalışma ilişkileri sisteminin kuralları ve insan. Kuruluş, çalışma yaşamında kalitenin önemine inanıyorsa, üretim faktörlerine gerekli yatırımı yapıyorsa, insan kaynağını diğer üretim faktörlerinden ayırıyorsa ve ona göre kararlar alıyor ve uyguluyorsa kalite için büyük adım atılmış demektir.

Bu faktörlerinden biri olan insan faktörünün önemini Tom Peters Vay Canına Dedirtmek kitabında “müşteri ikinci sıradadır” diyerek özetlemektedir. Eğer müşterilerinizi ilk sırada tutmak istiyorsanız, ilk sırada çalışanlarınıza yer vermelisiniz. Zaten kaliteli üretim faktörlerini birleştirip, işleyecek olan insan gücü olduğuna göre kaliteli üretim ancak kaliteli insan kaynağı ile mümkün olabilmektedir.

İnsan kaynağının iyi sonuçlar çıkarması için belirli yetkinliklere, kişisel özelliklere sahip olması gerekmektedir. Kişisel kalite; enerji, motivasyon, yetkinlik, pozitif olmak, kendisine ve başkalarına güvenmek ve güvenilir olmaktan geçmektedir. En başta, iletişim yetkinliği tüm çalışanlarda güçlü olması gereken bir yetkinliktir. Zaman zaman bazı kurumlar kilit personel olarak sadece beyaz yakalı çalışanları seçmekte ve yalnızca onların yetkinliklerini geliştirmelerine yönelik faaliyetler yaptırmaya çalışmaktadır. Oysa bir müşterinin güvenlikteki, santraldeki çalışanlarla karşılaşma zamanı belki üst düzey çalışanlarınızdan çok daha önce olacaktır. Enerjik bir sesle konuşan bir santral operatörü, hoş geldiniz diyerek güler yüzle karşılayan bir danışma görevlisi kişiler üzerinde “Böyle karşılandığımıza göre içeride kim bilir daha ne güzelliklerle karşılaşacağız.” demesini sağlayabilecektir.

Kalitenin sağlanmasında önemli bir nokta da saygıdır. Bir iş ortamında kişiler kurum içindeki diğer kişilere saygı göstermek zorundadırlar. Saygı birlikteliğin temelini oluşturmak ve sürdürmek için en gerekli unsurların başında gelir. Kıyafetin düzgün olması, bir gülümseme, kişilerin isimlerini hatırlama, vücut dilini, jest ve mimikleri kullanma, dinleme, onaylama, empati kurmaya çalışma, “teşekkür ederim, rica ederim, merhaba, iyi günler” gibi kalp kazanıcı kelimeleri kullanma saygının gerekleridir.

Kalitenin sağlanması için gerekli bir diğer nokta da, çalışanların takım olma bilincinin gelişmiş olmasıdır. Takım olma bilincinin gelişmesi, başarı ya da başarısızlık durumunda herkesin bundan kendine pay çıkartmasını sağlayacak, dayanışma, yardımlaşma konularında kişilerin duyarlı olmasını sağlayacaktır. Biz bilinci gelişmiş çalışanlar birlikte kazanma coşkusunu duyacaklar, kişilerin iş tatmini artacak, motivasyon seviyesi yükselecek, kuruma aidiyet duygusu oluşacaktır. Bu bağlamda çalışanların duyarlılıklarını, ulaşılabilirliklerini, aidiyet duygusunu geliştirecek ekip faaliyetlerinin desteklenmesinde fayda vardır.

Çalışma yaşamında kalite için bireysel kalitenin arttırılmasını bir şart olarak düşünürsek, bu konuda en büyük görev insan kaynağına yani kişinin kendisine düşmektedir. Elbette ki kişilerin doğuştan getirdikleri özellikleri, yetenekleri vardır ama onları geliştirmek ya da yenilerini kazanmak tamamen kişinin elindedir. Öyleyse çalışanlar da bu aktivitelere gönülden katılmalı ve kendi gelişimi üzerindeki sorumluluklarını yerine getirmeye çalışmalıdır.

Kalite bir yaşam biçimidir ve bireyden başlayan kalite, kurumlara, topluma ve yaşama kalite katacaktır. 

Bu yazı C.Vizyon dergisi Haziran 2010 sayısında yayınlanmıştır.

%100

Temel ile Cemal kahvede tartışıyorlarmış. Temel:
- Akıllı adam her konuda şüphecidir. Ancak aptallar her konu hakkında emin olurlar, demiş. Cemal:
- Sen bu söylediklerinden emin misin? diye sormuş. Temel:
- Evet, demiş. Hem de yüzde yüz eminim..

İnciyi üreten rahatı kaçmış bir istridyedir..

Okyanusun dibinde yatan bir istiridye, su üzerinden akıp geçsin diye, kabuğunu açmış. Su içinden geçerken, solungaçları yiyecek toplayıp midesine gönderiyormuş. 

Aniden, yakınındaki bir balık, bir kuyruk darbesiyle kum ve çamur fırtınası yaratmış. İstiridye de kumdan nefret edermiş; zira kum öylesine pürüzlüymüş ki kabuğunun içine kaçarsa son derece rahatsız olurmuş. İstiridye derhal kabuğunu kapamış ama çok geç kalmış; sert ve pürüzlü bir kum taneciği içeri girip, iç derisi ile kabuğun arasına yerleşmiş. 

Kum tanesi istiridyeyi ne çok rahatsız ediyormuş. Ama, kabuğunun içini kaplaması için kendine verilmiş olan salgı hücresini hemen çalıştırarak, minik kum tanesinin üstünü kaplamaya başlamış; ta ki, nefis, parlak ve düzgün bir örtü oluşana kadar... 

İstiridye, yıllar yılı, minik kum taneciğinin üstüne katlar eklemeye devam etmiş ve sonunda müthiş güzel, parlak ve son derece değerli bir inci oluşmuş. Karşı karşıya olduğumuz problemler bu kum taneciğine benzer, bizi rahatsız ederler ve niye bize bu derece eziyet çektirip asabileştirdiklerine şaşarız; fakat ; azmin getirdiği cesaret ve kuvvetle, sorunlarımızın ve zayıflıklarımızın üstesinden geliriz. daha alçak gönüllü, isteklerimizde daha ısrarlı, çevremizdekilere daha yakın, daha akıllı ve sorunlarımıza karsı daha dayanıklı hale geliriz. ...gizli gücümüzle, yaşamımızdaki pürüzlü kum taneciklerini, bize kuvvet veren ümit ve ilham kaynağı olan değerli incilere dönüştürürüz....

İnciyi üreten rahatı kaçmış bir istridyedir. J.A.Shedd

The Five Competitive Forces That Shape Strategy

VERİMLİLİĞİ ARTIRMAK İÇİN ZAMAN YÖNETİMİ

Kuruluşların vizyon, misyon ve stratejik amaçlarını gerçekleştirebilmeleri için çalışanların sorumlu çalışma anlayışı içinde olmaları, kendilerini işlerine vermeleri, gerçek bir işbirliği ruhu ile tüm potansiyellerini işlerine yansıtmaları son derecede önemlidir. Bu anlayış, hem çalışanların hem de kuruluşun başarısına katkıda bulunduğu gibi,  aynı zamanda paylaşılan değerler, etik, güven ve açıklık kültürünü de besler.

Nitelikli el emeği ve beyin gücünün yönetim, teknoloji ve üretim dokularıyla bütünleşmesi kalite, verimlilik ve katma değer faktörlerini artırmaktadır. Bu, işletmeler açısından kaynakları en iyi biçimde değerlendirerek üretmek demektir ve verimlilik gücü anlamına gelmektedir. 

En basit anlamda verimlilik doğru olan işleri, doğru biçimde ve ekonomik bir çalışma ile gerçekleştirmektir. Ne kadar iyi görünürse görünsün ya da gerçekte ne kadar iyi olursa olsun, mevcut durumun gelişimine olan inançtır. Zamanımızı nasıl harcayacağımız ise stratejik bir karardır. Etkin olabilmesi için etkin bir biçimde kullanılması gerekir. Tüm işlerimizi tamamlamak için gerçekten yeterli zamanımız yok mu? Burada sorun gerçekten zamanın yetmemesi mi?

Geleceğiniz hakkında düşünün

Bütün başarılı insanlar çok verimlidir. Zamanlarını daha kaliteli kullandıkları ve daha etkin çalıştıkları için uzun saatler çalışmaları gerekmez. Aynı sürede ortalama bir kişinin tamamladığı işten daha fazlasını tamamlayabilirler. Çevrelerindeki insanlar tarafından saygın ve değerli bulunur, lider ve rol model olurlar.

Başarılı insanların açık bir gelecek yönelimi vardır. Onlar beş, on, yirmi yıl ilerisini düşünürler. Bugünkü seçimlerinin ve davranışlarının arzu ettikleri gelecek ile tutarlı olup olmadığını analiz ederler.

Zaman konusundaki doğru tutumun, davranış ve seçimler üzerinde çok büyük bir etkisi vardır. Yaşamları konusunda daha fazla düşünen insanlar, gelecekleri hakkında düşünmeye vakit ayırmayan insanlara göre zamanlarını nasıl değerlendirecekleri konusunda daha iyi kararlar alırlar. Uzun dönemli bakış açısı geliştirmek, kısa vadede de neyin gerçekten önemli olduğunu belirlemeyi kolaylaştıracaktır.

Yeni fikirlere açık olun, her şey öğrenilebilir

Günümüzde stresin en yaygın biçimi, yapacak çok fazla şey olması, ancak, işleri tamamlayabilmek için zaman yoksulluğu çekilmesidir. Oysa zaman demokratiktir. Zaman hepimizin sahip olduğu ve tamamıyla eşit olarak sahip olduğu en değerli varlıktır. Trilyoner olan da, ekmek parasını zor çıkaran da, bir gün içinde 24, haftada 168, yılda 8.760 saate sahiptir. Zamanı satın veya ödünç alamazsınız, başkalarından isteyemezsiniz. Zamanın yerine hiçbir şey konulamadığı gibi, bir kez israf edildi mi yeniden kazanılamaz. Çözüm, zaman yönetimi konusunda bir uzman olmaya çalışmaktır.

Zaman Yönetimi Anahtarları

Zaman yönetimi için vazgeçilmez iki nokta:

1) Öncelikleri belirlemek

2) Bir seferde bir şey üzerinde yoğunlaşabilme yeteneğidir.

Başlamadan önce iyice hazırlanın

Zamanı verimli kullanmak için planlama olmazsa olmazlardan biridir. Sadece günlük değil, haftalık, aylık ve yıllık planlar hazırlanmalı ve planlara tam uyum sağlanmalıdır. Her şeyi aynı anda yapamayacağımıza göre, sürekli olarak faaliyetlere ilişkin önceliklerin belirlenmesi gerekir.

Başlamadan önce, ihtiyacınız olan her şeyin elinizin altında olması daha fazla işin hızlı bir şekilde yapılması için en iyi yollardan biridir. Tam hazırlıklı olduğunuzda, yayını germiş bir okçu gibi olursunuz. En yüksek değerdeki görevlerinize başlamak için sadece küçük bir zihinsel çaba gerekecektir.

Çalışma alanınızı temizleyin, düzenleyin

Masanızı ve çalışma alanınızı önünüzde sadece bir görev olacak şekilde temizleyerek başlayın. İşi tamamlamak için gerekli tüm bilgi, raporlar, detaylar ve malzemelerin yanınızda olduğundan emin olun.  İşinizle ilgili olmayan her şeyi masanızdan uzaklaştırın.

Çalışma alanınızı rahat ve uzun süre çalışmaya elverişli olacak şekilde düzenleyin. Dik oturun, etkili, verimli, yüksek performanslı bir kişi olarak işe başlayın ve bir kez başladıktan sonra, iş bitene kadar devam edin.

En önemli görevler ile başlayın

En yüksek değerdeki göreve odaklanma özdisiplini zamanınızı kontrol altına almak ve stres seviyenizi düşürmek için başlangıç noktasını oluşturur. Herhangi bir görev ya da faaliyetin potansiyel sonuçlarını değerlendirin. Şirket veya sizin için ne kadar önemli olduğu en önemli belirleyicidir. En zor ve en önemli işlerinizi günün başına yerleştirin ve önem derecesine göre sıralayın.

Eğer bir görev veya faaliyetin pozitif sonuçları olacaksa, o işi en önemli önceliğiniz yapın ve bir an önce başlayın. Ya da potansiyel olarak olumsuz sonuçları olabilecek bir iş varsa, bu iş öncelikli hale gelecektir, bir önce sorunun kök nedeninin bulunması ve daha fazla büyümeden çözümlenmesi gerekir.

Gözden Geçirin

Görev, aktivite ve proje listelerinizi düzenli olarak gözden geçirin. Gün sonunda gününüzü gözden geçirin. Neler yaptınız? Nelere odaklandınız? Hangi noktalarda zorlandınız? Yarınınızı daha üretken ve verimli kılacak neler öğrendiniz? Ve günün sonunda en yüksek önceliğiniz nedir?

Verimliliğin artırılması ve zaman yönetimi için uygulanabilecek stratejiler, her birini tek tek uygulayarak ve tekrarlayarak öğrenilebilir. Bu yöntemlerin her biri eninde sonunda alışkanlık haline gelecektir. Kararlı olun! Hayattaki olumlu her değişiklik net, açık bir karar ile başlar. İnsanlar zamanlarını verimsiz kullanıyorsa, bu henüz yaptıkları her şeyde çok verimli olmaya karar vermedikleri içindir. Verimlilik, başarılı insanların en önemli özelliklerinden biridir ve nefes almak gibi doğal bir hale gelene kadar uygulama ve tekrarlama yoluyla geliştirilmelidir.

27.09.2011

Bu yazı C.Vizyon dergisi 2011 Ekim sayısında yayınlanmıştır.