ETKİN ZAMAN YÖNETİMİ İÇİN PLANLAMANIN ÖNEMİ

Zaman yönetimi eğitimlerine, genellikle aynı soru ile başlanır: Kaçınızın yapacaklarınızın tamamı için yeterli zamanı var? Çoğunlukla, kimse el kaldırmaz. Genellikle yeterince zamanımız yoktur ve işlerimizi yetiştiremeyiz. Bunun anlamı, her güne yapacaklarımızın tamamını bitiremeyeceğimizi düşünerek başladığımızdır. Aslında, hepimizin sahip olduğu zaman aynıdır. Ancak bu, pek azımız için yeterlidir.

Oysa zaman demokratiktir. Zaman hepimizin sahip olduğu ve tamamıyla eşit olarak sahip olduğu en değerli varlıktır. Trilyoner olan da, ekmek parasını zor çıkaran da, bir gün içinde 24, haftada 168, yılda 8.760 saate sahiptir. Zamanı satın veya ödünç alamazsınız, başkalarından isteyemezsiniz. Zamanın yerine hiçbir şey konulamadığı gibi, bir kez israf edildi mi yeniden kazanılamaz.

Zamanımızı nasıl harcayacağımız ise stratejik bir karardır. Etkin olabilmesi için etkin bir biçimde kullanılması gerekir. Başa dönecek olursak, tüm işlerimizi tamamlamak için gerçekten yeterli zamanımız yok mu? Burada sorun gerçekten zamanın yetmemesi mi?

Kişisel zaman yönetiminin olmadığı hallerde işleri yetiştirmek için son dakika koşturmaları, aynı saate konulan çifte randevular, üretkenlikten uzak geçirilen günler ve aniden patlak veren krizler sıkça görülür. Böyle bir ortamda da stres ve performans düşüklüğü kaçınılmazdır. Aslında sorun hedeflerimizin belirsiz olması, önceliklerimizin iyi sıralanamamasından başka bir şey değildir. 

Zira planlayabileceğimiz şey zaman değil sadece ve sadece kendimizizdir.

Zamanı yönetmek için;

1.Adım: Hedefleri belirleyip, önceliklendirin.

Edinebileceğimiz en önemli zaman yönetimi becerilerinden biri öncelikleri bilmek ve bunları sıralayabilmektir. Olayın özünde basit bir bakış açısı değişikliği yatar: İş yapıyor olma üzerine değil, sonuç üzerine yoğunlaşmak.

2.Adım: Bir plan hazırlayın.

İşinize başlamadan önce, boş bir kağıt parçası alın ve gününüzü başarılı kılacak neler yapacağınıza karar verin ve onları yazın. Daha sonra önceliklendirmenize uygun olarak takviminize yerleştirin.

Zamanımızı para gibi düşünüp bütçesini çıkarabiliriz. Herhangi bir konu üzerinde bir saat harcamayı planlayabiliriz. Ancak bu noktada para ile zaman arasında büyük fark vardır. Cüzdanınızdaki parayı harcarken içinden şu 5 lirayı mı çıkarayım yoksa bu 5 lirayı mı diye düşünmeyiz. Hepsi aynıdır. Fakat iki farklı saat hiçbir şekilde aynı değildir. Bazı işleri belli bir saatte yapmak mümkünken diğer saatlerde mümkün değildir. O yüzden, bir şey yapacaksanız, onu yapmayı seçtiğiniz zaman önemlidir. Bunu yapmak için en iyi zaman ne? diye sorup işleri ona göre planlamak gerekir. En zor ve en önemli işlerinizi günün başına yerleştirin ve önem derecesine göre sıralayın.

3.Adım: Gözden Geçirin ve Yeniden Odaklanın

Gün içinde her saatte 1 dakikanızı yeniden odaklanmaya ayırın. O bir dakika içinde kendi kendinize son saatinizin etkin olup olmadığını ve gelecek saatinizi nasıl geçireceğinizi sorun. Gününüzü saat saat bu şekilde yönetin, saatlerin sizi yönetmesine izin vermeyin.

Gün sonunda gününüzü gözden geçirin. Neler yaptınız? Nelere odaklandınız? Hangi noktalarda zorlandınız? Yarınınızı daha üretken ve verimli kılacak neler öğrendiniz? Ve günün sonunda en yüksek önceliğiniz nedir?

4.Adım: Zaman Tuzaklarınızı Bulun ve Yok Edin.

Zaman kaybettiren işlerin, diğer bir ifadeyle zaman tuzaklarının belirlenmesi etkin zaman yönetimi açısından büyük önem taşımaktadır. Belli başlı zaman tuzakları aşağıdaki gibi sıralanabilir:

Plansızlık: Yeterince zamanınız olmadığı ya da özgürlüğünüzün kısıtlanacağı düşüncesiyle bu çok önemli faaliyeti ihmal etmeyin. Önce işi analiz edip nasıl yapılacağını tasarlayarak, uygulamaya alın.

Basit hatalar: Bir işi doğru dürüst yapmaya vakit bulamazsanız, tekrar tekrar yapmaya vakit bulursunuz. Üstlendiğiniz işi bir kerede, gerektiği gibi yapmaya dikkat edin.

Ertelemek: İsteyerek veya farkında olmadan bazı işleri tamamlamanın sürekli ertelenmesi. Öncelikli bir işi, daha az önceliği olan bir diğeri ile değiştirmeyin.

Gruplandırmama: Bir işten diğerine geçerken harcanan zaman kayıplarını gözden kaçırmayın. Benzer işleri gruplandırarak bir arada yapmaya çalışın.

Yetki Vermemek: Yetki devri ile yöneticilerin belirli işleri başkalarına vererek önemli işlere daha fazla ve kaliteli zaman ayırmaları mümkün olabilmektedir. Yetki devri daha çabuk harekete geçme, hızlı ve daha iyi kararların alınmasını sağlar.

Hayır Diyememek: Etkin zaman yönetimi konusunda en etkili yöntemlerden birisi gerektiğinde ‘hayır’ diyebilmektir. İşe yaramayan görüşmelere ‘hayır’ diyemeyen ve başkalarının ricalarıyla kendi işlerinin dışındaki işleri yapanlar, kendi işlerini yapmak için yeterli zamanı bulamayacaklardır. 

Dağınıklık/Düzensizlik: Karışıklık ve düzensizlik bireyin iş üzerindeki kontrolünü kaybetmesine, verimliliğinin azalmasına, dikkatinin dağılmasına, yorgunluğa, strese ve dolayısıyla zaman kaybına neden olmaktadır.

Telefon/e-posta: Telefon ve e-postalar doğru kullanıldığında zaman tasarrufu için önemli bir araç olmakla birlikte bazılarımız için başta gelen zaman kaybıdır. Telefonda konuşurken sözü fazla uzatmadan sadede gelmeye ve lafı toparlamaya çalışın.

Takım Çalışması/İletişim Eksikliği: Çalışanlar arasında işbirliğinin zayıflığı, çeşitli gruplaşmalar ve çatışmaların varlığı ve işte yoğunlaşmayı sağlayamamaları, geç karar alınması ya da kararsızlık, etkin bir iletişim sisteminin oluşturulamaması da zaman tuzaklarından biridir.

İletişim ve talimat yetersizliği yanında geribildirim olmaması: Yapılan işin etkisini görmek anlamında kullanılan geribildirimin olmaması birçok işi gereksiz yere tekrarlamamıza yol açar. Örneğin, asansörde gideceğiniz katın düğmesine basınca ışık yanıyorsa, bir daha o düğmeye basma gereği duymazsınız. Oysa bu ışık tertibatının olmadığı asansörlerde insanların aynı düğmeye acaba algılamadı mı diye defalarca bastıkları tespit edilmiştir. Bu günlük hayatta da böyledir. Yapılacak işe ait talimatların anlaşılıp anlaşılmadığına ya da tamamlanıp tamamlanmadığına yönelik basit geribildirimler önemlidir.

Zamanınızı yönetmek için zamanınız yoksa kendinize sorun: Neden yok? Unutmayın, gittiğimiz yön, gidiş hızımızdan daha önemlidir. Sabah evden çıktığımızda farkında olsak da olmasak da nereye gideceğimizle ilgili bir hedefimiz vardır ve bu hedef doğrultusunda hareket ederiz. Bu nedenle; üşenmeyin, ertelemeyin, vazgeçmeyin!

Kaynak: http://www.harvardbusiness.org/bregman/2009/07/plan-for-managing.html

Nasıl davranacağıma başkalarının karar vermesine izin veremem!

SİNERJİK YÖNETİM

Yönetim anlayışının beş temel boyut üzerine inşa edildiğini söylemek mümkündür. Bunlar; Kalite, Strateji, İnsan, Bilgi ve Sinerjidir.

Kalite, organizasyonda liderlik, sistem ve ürün kalitesinin bir arada sürekli olarak geliştirilmesini; strateji, organizasyonun amaçlarına ulaşabilmesi için etkili stratejiler geliştirmesini, planlanmasını, uygulanmasını ve kontrolünü ifade eder. “İnsan” ve “bilgi” boyutunun en iyi şekilde nasıl yönetilebileceği İnsan Kaynakları Yönetimi ve Bilgi Yönetimi alanı ile irdelenmektedir.

Sinerji; bütünün, parçalarının toplamından daha fazla olması anlamında kullanılan ve organizasyondaki başta liderlik olmak üzere tüm kaynakların ortak bir amaca yöneltilmesini ifade eden bir kavramdır. Örneğin, organizasyonda kalite bölümünde çalışan mühendis ile üretim, satış ve pazarlama süreçlerinde görevli kimselerin aynı ekip çalışması içerisinde yer alması organizasyonun başarısını etkileyecek yeni fikirler ve uygulamaları gündeme getirecektir.

Sinerjik yönetimin temelini ekip çalışması oluşturmaktadır. Organizasyonda sinerjik yönetim anlayışının kurumsallaştırılması için ekip çalışması  özenli bir şekilde düzenlendiği takdirde elde edilecek kazanımlar son derece fazladır. 

Ekip çalışmasında dikkat edilmesi gereken noktaları şu şekilde özetleyebiliriz:

• Vizyon: Organizasyonun geleceği ile ilgili uzun dönemi esas alan bir bakış açısını benimsemek ve uygulamak
• Müşteri İlişkileri Yönetimi: Müşterilerin ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayacak ürün ve hizmetler sunmak; daha iyi ve kaliteli hizmet sunulması için kararlı olmak
• Liderlik: Organizasyonun başarıya ulaşması için çalışanları motive etmek ve etkin bir şekilde yönetmek; yönetimde dürüstlük, güven, açıklık, işbirliği ve saygıyı tesis etmek
• Teknik yeterlilik: Teknik ve uzmanlık isteyen alanlarda yeterli teknik bilgiye ve personele sahip olmak
• Teknoloji yönetimi: Organizasyonda modern teknolojik araçlardan istifade etmek
• Yazılı iletişim: Organizasyonla ilgili gerçekleri ve bilgileri düzenli ve sistematik bir şekilde yazılı olarak çalışanlara ulaştırmak
• Sözlü iletişim: Organizasyonla ilgili gerçekleri ve bilgileri çalışanlarla paylaşmak; onları dinlemek, görüş ve önerilerinden istifade etmek
• Problem çözme: Organizasyonda problemleri teşhis ve analiz etmek ve en iyi çözümleri bulma konusunda çaba sarf etmek
• Kişilerin yeteneklerinden istifade etme: Organizasyonda çalışanların yeteneklerine en uygun işte istihdam edilmelerini sağlamak
• Esneklik: Yeni bilgilere ve değişime açık olmak; beklenmeyen gelişmelere uyum gösterebilmek, yenilikçi düşünceye önem vermek
• Karar verme gücü: Organizasyon amaçlarını gerçekleştirmek için doğru kararlar almak; alınan kararların etkilerini süratle değerlendirmek
• Dış çevreden haberdar olma: Organizasyon dışındaki atmosfer ve iklimden haberdar olmak; organizasyonu etkileyecek sosyal ve ekonomik trendleri izlemek
• Sonuçları birlikte izleme ve değerlendirme: Organizasyon içerisinde bütünlüğü sağlamak için iç kontrol mekanizmalarını oluşturmak.

Organizasyonda sinerjik yönetimi tesis etmek için en başta, organizasyonda tüm çalışanların güven, açıklık ve dürüstlük ilkeleri çerçevesinde davranmaları; daha iyi ve mükemmele birlikte ulaşma konusunda kararlı olmaları ve birlikte çalışmanın daha büyük bir enerji ve güç sağlayacağına inanmaları gereklidir.

Bir kez daha altını çizmek gerekirse, sinerji bir ekibi hareket ettiren enerjidir. Sinerjik yönetim, organizasyonda yüksek performans için tüm faktörlerin bir arada kullanılması ve ortak bir enerjiye dönüştürülmesi demektir. Sinerjiyi günümüzde belki de en iyi açıklayan deyim şudur: “Bir zincirin gücü, o zincirin en zayıf halkasının gücüne eşittir.” Zincirin tek tek parçalarının taşımayacağı veya kaldıramayacağı yükü zincir bütün olarak yapabilmektedir. İşte bu güç “sinerji” dir.

Serap Turan

Kasım 2008

Eğer...

Eğer, bütün etrafındakiler panik içine düştüğü

ve bunun sebebini senden bildikleri zaman

sen başını dik tutabilir ve sağduyunu kaybetmezsen;

Eğer sana kimse güvenmezken sen kendine güvenir

ve onların güvenmemesini de haklı görebilirsen;

Eğer beklemesini bilir ve beklemekten de yorulmazsan

veya hakkında yalan söylenir de sen yalanla iş görmezsen,

ya da senden nefret edilir de kendini nefrete kaptırmazsan,

bütün bunlarla beraber ne çok iyi ne de çok akıllı görünmezsen;

Eğer hayal edebilir de hayallerine esir olmazsan,

Eğer düşünebilip de düşüncelerini amaç edinebilirsen,

Eğer zafer ve yenilgi ile karşılaşır

ve bu iki hokkabaza aynı şekilde davranabilirsen;

Eğer ağzından çıkan bir gerçeğin bazı alçaklar tarafından

ahmaklara tuzak kurmak için eğilip bükülmesine katlanabilirsen,

ya da ömrünü verdiğin şeylerin bir gün başına yıkıldığını görür

ve eğilip yıpranmış aletlerle onları yeniden yapabilirsen;

Eğer bütün kazancını bir yığın yapabilir

ve yazı-tura oyununda hepsini tehlikeye atabilirsen;

ve kaybedip yeniden başlayabilir

ve kaybın hakkında bir kerecik olsun bir şey söylemezsen;

Eğer kalp, sinir ve kasların eskidikten çok sonra bile

işine yaramaya zorlayabilirsen

ve kendinde 'dayan' diyen bir iradeden

başka bir güç kalmadığı zaman dayanabilirsen;

Eğer kalabalıklarda konuşup onurunu koruyabilirsen,

ya da krallarla gezip karakterini kaybetmezsen;

Eğer ne düşmanların ne de sevgili dostların seni incitmezse;

Eğer aşırıya kaçmadan tüm insanları sevebilirsen;

Eğer bir daha dönmeyecek olan dakikayı,

altmış saniyede koşarak doldurabilirsen;

Yeryüzü ve üstündekiler senindir

Ve dahası

sen bir İNSAN olursun oğlum...

Rudyard Kipling

ÖMÜR DEDİĞİN...

Bir dede ile torununun konuşmalarına kulak veriyoruz

Torunu, pamuk gibi bembeyaz sakallı, nur yüzlü dedesine merakla soruyor: 

"Dedeciğim! Bir insanın ömrü ne kadar olur?" Dede tatlı bir gülücükle:

 "Ezanla namaz arası kadar yavrucuğum." deyince torun: 

"Nasıl yani, ömür bu kadar kısa mı?" der. 

Dede: 

"Evet yavrum. ömür, namazsız ezanla, ezansız namaz arası kadardır." diye cevap verir. 

Torun yeniden sorar: 

"Namazsız ezan ve ezansız namaz sözlerinden ne kastettiğini

anlamadım dedeciğim. Bu ne demek açıklar mısın?" 

Dede şefkatle ellerinden tuttuğu torununa: 

"Bak yavrum, geçenlerde komşumuzun çocuğu doğdu. O çocuğun kulağına ezan okundu değil mi? işte o ezanın namazı kılındı mı? Kılınmadı. O ezan "Namazsız ezan"dı. insan öldüğü zaman kılınan cenaze namazının da ezanı yoktur. O da "Ezansız namaz"dır. Aslında o namazın ezanı insan doğunca okunmuştu kulağına.      

en sevdiklerimden..

ÇATLAK KOVA

Çin'de bir adam, her gün omzuna koyduğu sopanın iki ucuna astığı büyükçe kovalarla, çalıştığı eve su taşırmış. Adamın su taşıdığı kovalardan biri çatlakmış. Sağlam kova içine doldurulan suyun tamamını eve ulaştırabilirken, çatlak kova yalnıca doldurulan suyun yarısını ulaştırabilirmiş. Bu durum aylarca devam etmiş. Adam her seferinde eve bir buçuk kova su taşıyabilmiş.

Kovalardan ise sağlam olanı görevini hakkıyla yerine getirmenin gururunu yaşarken, çatlak olan kova görevini yerine getiremediği için sürekli boynu bükük durmaktaymış.

Bir gün artık dayanamamış çatlak olan kova... Ve adama:

- Senden özür dilemek istiyorum! demiş.

"Neden?" diye sormuş adam. Kova:

- Aylardır gövdemde bulunan çatlak sebebiyle, görevimin sadece yarısını yerine getirebiliyorum. Sen ise benim bu kusurumdan dolayı emeğinin tam karşılığını alamıyorsun.

Adam "Lütfen kendini suçlama!" demiş, "Lütfen eve dönerken yolun kenarındaki çiçeklere bir bak!".

Kova yol boyunca, yol kenarındaki güzel çiçekleri izlemiş... Sonra da çiçeklerin sadece yolun bir kenarında olduğunu farketmiş... Eve varıldığında ise yine eksik getirdiği sudan dolayı üzülmekteymiş...

Eve vardıklarında adam:

- Gördün mü? demiş kovaya... Yolda sadece senin tarafında çiçekler vardı. Ben senin kusurunu bilmekteyim, o yol kenarındaki çiçekleri de ben ektim. Senin kusurundur o güzel çiçeklere hayat veren... Senin kusurun olmasaydı o güzel çiçekler yetişmezdi...

Meşhur bir hatip konusmasina 100 dolarlık bir banknotu elinde tutarak basladı.


200 kisilik salonda: "Bu 100 dolarlik banknotu kim ister?" diye sordu.


Salonda eller tek tek havaya kalkmaya basladi.


"Tamam bu 100 dolari Icinizden birine vereceğim, ama once lutfen izin verin bir şey yapayim" dedi ve banknotu burusturmaya basladı.

Tekrar sordu: "Hala kim istiyor?"

Salonda ayni eller havaya kalkti.

"Pekala, sunu yaparsam ne olacak bakalim?" dedi.

Banknotu yere atti ve ayakkabisinin altinda ezmeye başladı. Bir süre sonra eğildi ve parayı aldı. Banknot kirli ve buruş buruş olmuştu.

"Hala isteyen var mi?" diye sordu.

Salonda eller tekrar havaya kalkti.

"Arkadaşlar, sanırım hepiniz çok önemli bir ders öğrendiniz. Paraya ne yaparsam yapayim siz hala onu istemeye devam ettiniz, çünkü biliyordunuz ki bu banknot değerinden bir sey kaybetmedi. Hala 100 dolar değerinde bir banknot!"

İşte bunun gibi hayatınızda çok defalar verdiğimiz kararlar yüzünden ya da karşı karşıya geldiğimiz durumlar yüzünden yere düşeriz, üstümüz başımız kirlenir, çamur oluruz. Ama başımıza gelenler ya da gelecekler, ne olursa olsun değerimizi asla kaybetmeyiz...

HİÇBİRİMİZ HEPİMİZ KADAR AKILLI DEĞİLİZ!

Gelişim hızı her geçen gün artan günümüz koşullarında, kuruluşlar nerede olduklarını, nereye nasıl varmak istediklerini saptayıp, geleceği belirlemek zorundadır.  Kuruluş planlaması, yeniliklerin uygulanması için güçlü bir araçtır ve organizasyonlar artık bu gücün farkına vararak güçlü bir planlama fonksiyonuna sahip olmaları gereğine inanmaktadırlar. Planlama sadece gelecekteki olayların tahmini ve buna göre nasıl hareket edileceğini şimdiden düşünmek demek değildir. Sistemli bir biçimde bugünden alınan kararlarla amaçlanan geleceğe varma çabasıdır.

Planlama, kuruluşa akla uygun ve geçerli bir amaç, dolayısıyla bu amaç etrafında çabaların yoğunlaştırılmasını ve yönetilmesini sağlar. Planlama sürecinde tüm çalışanlar plan hazırlanması ve yürütülmesine katkıda bulunur ve bireysel çalışmalarını plan perspektifi içinde değerlendirerek, kuruluş amaç ve hedefleri ile özdeşleştirirler. Plan çalışmalarının bu niteliği, çeşitli düzeylerde yürütülen çalışmalar arasında koordinasyon sağladığı gibi, bilinç ortamıyla da bireyleri yönetime katarak, kuruluşa büyük bir güç kazandırır.

Liderlerin zaman yönetimi ile ilgili çok bilinen bir gerçek vardır: “Planlama yapmak ve birlikte çalıştığınız insanlarla doğrudan ilgilenmek için zamanınızın yüzde 10’nunu ayıramıyorsanız, ürettikleri problemleri çözmek için giderek daha çok zaman ayırmak zorunda kalırsınız.”

Planlama önemlidir, çünkü bir işletmede ne kadar az sorun varsa, o kadar iyi planlama yapılmış demektir. Her insanın günlük yaşantısında karşılaştığı çeşitli problemler vardır. Üstelik gerçek hayatta karşılaştığımız problemler, öğrenim hayatımız boyunca bize öğretilen, tek bir doğru cevaba odaklanmış, iyi ifade edilmiş, tecrübelerden uzak problemlere hiç benzemez. Gerçek hayattaki problemlerin her zaman tek ve doğru cevabı yoktur.

Problemleri çözmek için “düşünmek” temel koşuldur. Oysa problem çözme sürecimizin çoğu bilinçsiz bir şekilde gelişir. Problemlerle her an karşı karşıya olduğumuzdan onlar üzerinde uzun uzun düşünmeye onları analiz etmeye gerek duymayız. Genelde sürekli karşılaştırdığımız problemler için basit çözümler geliştiririz. Bazen bulduğumuz çözümler problemi sona erdirmek bir yana yeni problemlere zemin hazırlar.  Neyi, neden yaptığımıza, nasıl yaptığımıza dikkat etmeden adeta otomatik davranışlarla hareket ederiz ve hareketlerimizi de çoğu zaman sorgulamayız. Bunun sonucunda problemlerimizi az çok halledecek yüzlerce alışkanlık geliştiririz ve onlarla yetinmeye çalışırız.

Yeterince özen gösterip çalıştığımızda ortaya çıkan çözümlerin yanında bu saydıklarımız etkisiz ve zayıf bir takım alışkanlıklar olarak kalmaktadırlar. Önemli olan çözümün doğru ya da yanlış olması değil, problem için uygun olup olmamasıdır. Bu ise tek başına başarılamaz. Problemin çözülebilmesi için ortamın ve ekibin uygunluğu önem taşıyor.

Başarı artık yalnızca bireysel özelliklere değil, aynı zamanda çalışma arkadaşlarının özelliklerine, uyumuna bağlı. Kuruluşun bütün aşamalarında önemli rol üstlenecek ekibin, amaca uygun bir yapıda olması, yapılacak çalışmaların başarısı için kritik bir öneme sahiptir.

Ekip üyeleri;

• Birbirine güvenmeli ve birlikte çalışmanın gücüne inanmalı
• Ortak bir amaca inanmalı ve bu amacı gerçekleştirme yolunda istekli olmalı
• Takım çalışması için konuyla ilgili ve yetkin kişileri bir araya getirmeli ve ortak aklı kullanmalı
• Çözüm odaklı ve aktif katılımcı olmalı
• Diğer ekip üyelerinin fikirlerine karşı yapıcı bir yaklaşım içinde olmalı
• Problemi tüm yönleriyle teşhis edip ona odaklanmalı
• Haklı çıkmak değil, doğruyu bulmak için gayret göstermeli
• Geçici çözümlerle günü kurtarmak için değil, sorunun özüne inerek kalıcı çözümler bulmaya çalışmalıdır.

Hiçbir yöntem sorunları bizim yerimize çözemez. Herkes kendi karar ve faaliyetlerinin sorumluluğunu taşımak zorundadır. Karşılaştığınız sorunu sadece eleştirirseniz sorun iki katına çıkar. Sadece sorunu düşünmekle yetinirseniz sorun yerinde sayar. Soruna çözüm bulursanız sorun, sorun olmaktan çıkar.

Unutmayalım ki, hiçbirimiz hepimiz kadar akıllı değiliz!


Eylül 2008

3 Ways to Get What You Need From Design

While the business world may have developed a full-blown love affair with design, very few companies are doing it well. If you're taking on a corporate design effort, follow these three rules: Don't design for everybody. Design succeeds when it serves as a differentiator. A Ferrari, while beautifully designed, is not for everyone. Nor is a minivan. Tightly define who you are designing for and why. Don't try to be Apple. Good design needs to be aligned with the company's purpose and values. Delivering an Apple-like experience is not sustainable for most companies because they don't have the culture or resources to support it. Know your company's limits and deliver within them. Don't treat it as an add-on. Design isn't just bells and whistles you add at the end or put into your existing processes—most companies need to transform to accommodate it. Be open to change. Today's Management Tip was adapted from "Five Ways to Fail at Design" by Sohrab Vossoughi. http://blogs.hbr.org/cs/2011/04/five_ways_to_fail_at_design.html

You Can Prevent Silo Thinking

If you do your job well, and everyone else does their jobs well, everyone succeeds, right? Wrong. In fact, in any organization, it's not only important that everyone do what they are supposed to — everyone also needs to work together. Don't let a silo mentality take over your company. Recognize that you are all responsible for each other's work and if there is a problem anywhere in the organization, everyone fails. Refuse to allow people to go to their separate corners. Encourage people to meet regularly to share what they are learning. Have the courage to call out when one part of the organization is struggling and find a way to fix it together.

Peter Bregman

http://blogs.hbr.org/bregman/2011/03/solving-your-organizations-ope.html?cm_mmc=email-_-newsletter-_-management_tip-_-tip061711&referral=00203&utm_source=newsletter_management_tip

3 Altın Heykel

Dün akşam dinlediğim bir hikayeyi paylaşıyorum...


İki komşu ülkenin hükümdarları birbirleriyle savaşmazlar ama
Her fırsatta birbirlerini rahatsız ederlerdi. Doğum günleri, bayramlar da
İlginç armağanlar göndererek karşıdakine zekâ gösterisi yapma
fırsatlarıydı.

hükümdarlardan biri, günün birinde ülkesinin en önemli
heykeltıraşını huzuruna çağırdı.
İstediği ; birer karış yüksekliğinde, altından, birbirinin
Tıpatıp aynısı üç insan heykeli yapmasıydı. Aralarında bir fark olacak ama
bu farkı sadece ikisi bilecekti. Heykeller hazırlandı ve doğum gününde
Komşu ülke hükümdarına gönderildi. Heykellerin yanına bir de mektup
konmuştu.
Şöyle diyordu heykelleri yaptıran hükümdar : "Doğum gününü bu üç
Altın heykelle kutluyorum. Bu üç heykel birbirinin tıpatıp aynısı gibi
görünebilir. Ama içlerinden biri diğer ikisinden çok daha değerlidir.
O heykeli bulunca bana haber ver."
Hediyeyi alan hükümdar önce heykelleri tarttırdı. Üç altın heykel
Gramına kadar eşitti. Ülkesinde sanattan anlayan ne kadar insan varsa
çağırttı. Hepsi de heykelleri büyük bir dikkatle incelediler ama
aralarında bir fark göremediler. Günler geçti. Bütün ülke hükümdarın
sıkıntısını duymuştu ve kimse çözüm bulamıyordu. Sonunda, hükümdarın fazla
isyankâr olduğu için zindana attırdığı bir genç haber gönderdi. İyi okumuş,
akıllı ve zeki olan bu genç, hükümdarın bazı isteklerine karşı çıktığı için
zindana atılmıştı. Başka çaresi olmayan hükümdar bu genci çağırttı. Genç
önce heykelleri sıkı sıkıya inceledi, sonra çok ince bir tel getirilmesini
istedi.

Teli birinci heykelciğin kulağından soktu, tel heykelin ağzından
çıktı.

İkinci heykele de aynı işlemi yaptı. Tel bu kez diğer kulaktan
çıktı.

Üçüncü heykelde tel kulaktan girdi ama bir yerden dışarı
çıkmadı.

Ancak telin sığabileceği bir kanal kalp hizasına kadar iniyor,
oradan öteye gitmiyordu. Hükümdar heykelleri gönderen komşu
hükümdara cevabı yazdı :

Kulağından gireni ağzından çıkartan insan makbul değildir.
Bir kulağından giren diğer kulağından çıkıyorsa, o insan da makbul değildir.
En değerli insan, kulağından gireni yüreğine gömen insandır. Bu değerli
hediyen için çok teşekkür ederim."

John Maeda on the simple life | Video on TED.com

John Maeda on the simple life | Video on TED.com



The Laws of Simplicity
John Maeda

Reduce
• The simplest way to achieve simplicity is through thoughtful reduction.
Organize
• Organization makes a system of may appear fewer.
Time
• Savings in time feel like simplicity
Learn
• Knowledge makes everything simpler.
Differences
• Simplicity and complexity need each other.
Context
• What lies beneath the periphery of simplicity is definitely not peripheral.
Emotion
• More emotions are better than less.
Trust
• In simplicity we trust.
Failure
• Some things can never be made simple.
The One
• Simplicity is about subtracting the obvious and adding the meaningful.


Three Keys
Away
• More appears less by simply moving it far, far away.
Open
• Openness simplifies complexity.
Power
• Use less gain more.

About this talk

The MIT Media Lab's John Maeda lives at the intersection of technology and art, a place that can get very complicated. Here he talks about paring down to basics.

DİKTİĞİN FİDANIN KÖK TUTUP TUTMADIĞINI GÖRMEK İÇİN HER GÜN YERİNDEN SÖKERSEN HİÇBİR ZAMAN KÖK TUTAMAZLAR!!

Daha önce ulaşamadığımız hedeflere ulaşabilmek için daha önce hiç yapmadıklarımızı yapmalıyız.

Dr. Stephen R. Covey

Ben Utah'ta yaşıyorum. Çok güzel ama kurak bir yerdir ve çiftçilerin düzenli olarak sulama yapmaları gerekir. Eğer bir çiftlikte sulama boruları boyunca yürürseniz suyun verilmeye başlandığı noktada ekinlerin yemyeşil olduğunu ama hattın sonuna doğru ilerledikçe yeşilliğin giderek seyreldiğini ve sonunda ise tamamen sarardığını görebilirsiniz. Çiftçi sulama borularındaki basıncı doğru bir şekilde düzenlemedikçe kaynaktan en uzak noktada olan ekinlere yeterli su ulaşamayacaktır.

Bu kuruluşlar için de böyledir. Birçok lider, yönetim kurullarında harika stratejik hedefler açıklar ancak bu hedefler işin gerçekten yapıldığı yerdeki çalışanlara aktarılamaz... Su hattın sonuna ulaşmayı başaramaz.

Liderlik büyük hedefler belirlemekten çok daha öte bir şeydir. Aynı zamanda tüm çalışanların bu hedefe ulaşmak için neler yapması gerektiğini açık bir şekilde anlamalarını sağlamaktır.

"Bu konuda ne yapmalıyım?" sorusunun cevabı; hedeflerin başarıyla gerçekleştirilmesi için gereken yeni ve daha iyi davranışların neler olduğunun belirlenmesini sağlar. Burada prensip şudur: Daha önce ulaşamadığımız hedeflere ulaşabilmek için daha önce hiç yapmadıklarımızı yapmalıyız.

Ulaşamadığınız hedeflere ulaşmanızı sağlayacak olan yeni ve daha iyi davranışların neler olduğunu belirlemek için ekibinizle toplanın ve şu soruların cevaplarını hep birlikte araştırın:

 Kendi kuruluşunuzda ya da herhangi bir başka kuruluşta, kimler hedeflerine sürekli olarak ulaşıyorlar?
 Bu süper uygulamacıların yürekten bağlı oldukları başlıca davranışlar nelerdir?
 Bu davranışları kendimize nasıl adapte edebilir ve tüm ekibimiz için genelleştirebiliriz?

Ve hayal edin: en önemli hedefimize ulaşmak için yapabileceğimiz en etkili şey ne olabilir?

find your differentiation

save personal energy
be clear and defined
enhance your charisma
secure easier, better decisions quickly
find your differentiation
become respected
define your true leadership style
communicate better- enhance your relationship
get a transparent care personality
be harmonious, balanced... and happy

PUSULANIN GÖSTERDİĞİ YÖN: İLETİŞİM VE İŞBİRLİĞİ

Şubat 2008

İletişim; yaradılıştan bu yana olanca karmaşıklığıyla sürüp giden, formüle edilemeyen, iç içe geçmiş ve dinamik bir olgu. İnsanlık tarihinde şu yeryüzüne ayak basmış insan sayısı ve çeşidi kadar iletişim biçimi olsa gerek. Her birey, birlikte yaşayan her insan topluluğu, her durum ve ortam, kendine özgü iletişim biçimini ve ilişki türünü üretmiştir. Böylesine bir zenginliğe hangi kapısından girerseniz, o yönde renkli bir yolculuğa çıkarsınız.

İletişim nasıl başlar, nasıl gelişir, nasıl biter, bu süreçte hangi iletişim öğeleri ve biçimleri devreye girer, kaç çeşit iletişim vardır, kültürün iletişime etkileri nelerdir, tarafların benlik algılarının iletişime etkileri nelerdir ve daha yüzlerce soru ve bunları yanıtlama çabası...

İletişim, insanın var olduğu her yerde olan bir süreçtir ve iletişim önce insanın içinde başlar. Kişinin kendisiyle olan iletişiminin sağlıklı olabilmesi sayesinde çevresiyle olan iletişiminde de başarıdan söz edilebilir. Kişi kendisiyle barışık bir ilişki içinde oldukça çevresiyle de sağlıklı ilişkiler kurabilecek, kendisini rahatlıkla eleştirebilecek, çevresinden kendisine gelen eleştirilere karşılık verebilecek ve bu yönde kendisini geliştirebilecek, bu anlamda pozitif bir gelişim ve değişimden söz edilebilecektir.

İletişim kuşkusuz duyarlı olunması gereken, üzerine dikkat ve titizlikle gidilmesi gereken bir konu. Sağlıklı ve destekleyici ilişkiler, karşılıklı güven ve özgüvenin temelidir ve işbirliğini özendirir. Bu güçlü iletişim becerilerin yüksek verimliliğe, ürün kalitesine, kalitenin artmasına büyük ölçüde katkı yapacağı açıktır.

Psikiyatr R. D. Laing' e göre üç özellik bir ilişkide nasıl davranacağımızı belirler:

1. Karşımdaki kişi ve onunla aramdaki ilişki hakkında düşündüklerim
2.Karşımdakinin benimle ilgili düşündükleriyle ilgili tahminlerim
3. Karşımdakinin, benim onunla ilgili düşündüklerimle ilgili tahminleri
Yaşadığımız iletişim çağında bir işi yönetmek, amaçlarla yönetmek anlamını taşımalıdır.

Dolayısıyla hedef olmadan yönetim olmaz. Dolayısıyla, çalışanlar kendi misyonunun farkında olmalı ve vizyon sahibi olmalıdır.

Başarmak- kazanmak için aynı bir futbol takımında olduğu gibi herkesin birlikte oynaması ve elinden gelenin en iyisini yapması şarttır. Herkesin (çalışanın, yöneticinin, paydaşın) verimlilik, kalite ve ilişkiler ile ilgili sorumluluğu paylaşması ve bunların geliştirilmesine katkıda bulunması gerekir. Çalışanlar, bilgiyi hızlı ve net olarak iletebilmek, motive olmak ve sorumlu katılımı sağlamak zorundadır.

Çalışanların sahip olması gereken tüm özelliklerin temelindeki en önemli özellik, başarılı bir iletişimci olması gerekliliğidir. İnsanın özelliğini en iyi şekilde bilmesi, insanı tanıması, onu neyin mutlu edip neyin mutsuz edeceğini tasarlayabilmesi gereklidir. Ancak mutlu insanın olduğu yerde verimlilikten söz edilebilir. Ekip çalışmasına katılan, birbirinden öğrenen ve birbirine öğreten, liderlik davranışları gösteren, dinleyen, müzakere edebilen, farklı insanlarla uyum içinde çalışan kişilere değer veririz.

Başarılı bir iletişimin aslında o kadar da zor olmayan, bir takım temel koşulları vardır:

1. Karşımızdaki kişilere saygı duymak; onların varlığını kabul etmek, önemli ve değerli olduklarını hissettirmek, onları oldukları gibi benimsemek
2. Gerçekçi ve doğal, abartıdan uzak davranmak
3. Durumları karşımızdakinin penceresinden görmeye çalışmak.

Ekiplerimizde yarını düşünen, bugünü şekillendiren, saygı, sevgi ve güven yaratan, insana odaklanan, başarıyı ödüllendiren, öneri getiren, “biz” diyen, yenilikleri takip eden, güveni etkin kılan, açık davranan, fikir alan, mütevazı olan, ortak paydada buluşan, demokrat, uzun vadeli sorumlu bireylere ihtiyacımız var.

Unutmayalım, gerçek anlam kelimelerde değil, insanların kendinde saklıdır.

Kaynak: Griffin, Em. (1997) A First Look at Communication Theory, McGraw-Hill, Inc. 3. baskı,www.afirstlook.com