Zaman yönetimi eğitimlerine, genellikle aynı soru ile başlanır: Kaçınızın yapacaklarınızın tamamı için yeterli zamanı var? Çoğunlukla, kimse el kaldırmaz. Genellikle yeterince zamanımız yoktur ve işlerimizi yetiştiremeyiz. Bunun anlamı, her güne yapacaklarımızın tamamını bitiremeyeceğimizi düşünerek başladığımızdır. Aslında, hepimizin sahip olduğu zaman aynıdır. Ancak bu, pek azımız için yeterlidir.
Oysa zaman demokratiktir. Zaman hepimizin sahip olduğu ve tamamıyla eşit olarak sahip olduğu en değerli varlıktır. Trilyoner olan da, ekmek parasını zor çıkaran da, bir gün içinde 24, haftada 168, yılda 8.760 saate sahiptir. Zamanı satın veya ödünç alamazsınız, başkalarından isteyemezsiniz. Zamanın yerine hiçbir şey konulamadığı gibi, bir kez israf edildi mi yeniden kazanılamaz.
Zamanımızı nasıl harcayacağımız
ise stratejik bir karardır. Etkin olabilmesi için etkin bir biçimde
kullanılması gerekir. Başa dönecek olursak, tüm işlerimizi tamamlamak için
gerçekten yeterli zamanımız yok mu? Burada sorun gerçekten zamanın yetmemesi
mi?
Kişisel zaman yönetiminin
olmadığı hallerde işleri yetiştirmek için son dakika koşturmaları, aynı saate
konulan çifte randevular, üretkenlikten uzak geçirilen günler ve aniden patlak
veren krizler sıkça görülür. Böyle bir ortamda da stres ve performans düşüklüğü
kaçınılmazdır. Aslında sorun hedeflerimizin belirsiz olması, önceliklerimizin
iyi sıralanamamasından başka bir şey değildir.
Zira planlayabileceğimiz şey zaman değil sadece ve sadece kendimizizdir.
Zamanı yönetmek için;
1.Adım:
Hedefleri belirleyip, önceliklendirin.
Edinebileceğimiz en önemli zaman
yönetimi becerilerinden biri öncelikleri bilmek ve bunları sıralayabilmektir.
Olayın özünde basit bir bakış açısı değişikliği yatar: İş yapıyor olma üzerine
değil, sonuç üzerine yoğunlaşmak.
2.Adım:
Bir plan hazırlayın.
İşinize başlamadan önce, boş bir
kağıt parçası alın ve gününüzü başarılı kılacak neler yapacağınıza karar verin
ve onları yazın. Daha sonra önceliklendirmenize uygun olarak takviminize
yerleştirin.
Zamanımızı para gibi düşünüp
bütçesini çıkarabiliriz. Herhangi bir konu üzerinde bir saat harcamayı
planlayabiliriz. Ancak bu noktada para ile zaman arasında büyük fark vardır.
Cüzdanınızdaki parayı harcarken içinden şu 5 lirayı mı çıkarayım yoksa bu 5
lirayı mı diye düşünmeyiz. Hepsi aynıdır. Fakat iki farklı saat hiçbir şekilde
aynı değildir. Bazı işleri belli bir saatte yapmak mümkünken diğer saatlerde
mümkün değildir. O yüzden, bir şey yapacaksanız, onu yapmayı seçtiğiniz zaman
önemlidir. Bunu yapmak için en iyi zaman ne? diye sorup işleri ona göre
planlamak gerekir. En zor ve en önemli işlerinizi günün başına yerleştirin ve
önem derecesine göre sıralayın.
3.Adım:
Gözden Geçirin ve Yeniden Odaklanın
Gün içinde her saatte 1
dakikanızı yeniden odaklanmaya ayırın. O bir dakika içinde kendi kendinize son
saatinizin etkin olup olmadığını ve gelecek saatinizi nasıl geçireceğinizi sorun.
Gününüzü saat saat bu şekilde yönetin, saatlerin sizi yönetmesine izin
vermeyin.
Gün sonunda gününüzü gözden
geçirin. Neler yaptınız? Nelere odaklandınız? Hangi noktalarda zorlandınız?
Yarınınızı daha üretken ve verimli kılacak neler öğrendiniz? Ve günün sonunda
en yüksek önceliğiniz nedir?
4.Adım:
Zaman Tuzaklarınızı Bulun ve Yok Edin.
Zaman kaybettiren işlerin, diğer
bir ifadeyle zaman tuzaklarının belirlenmesi etkin zaman yönetimi açısından
büyük önem taşımaktadır. Belli başlı zaman tuzakları aşağıdaki gibi
sıralanabilir:
Plansızlık: Yeterince zamanınız olmadığı ya da
özgürlüğünüzün kısıtlanacağı düşüncesiyle bu çok önemli faaliyeti ihmal etmeyin.
Önce işi analiz edip nasıl yapılacağını tasarlayarak, uygulamaya alın.
Basit hatalar: Bir işi doğru dürüst yapmaya
vakit bulamazsanız, tekrar tekrar yapmaya vakit bulursunuz. Üstlendiğiniz işi
bir kerede, gerektiği gibi yapmaya dikkat edin.
Ertelemek: İsteyerek veya farkında olmadan
bazı işleri tamamlamanın sürekli ertelenmesi. Öncelikli bir işi, daha az
önceliği olan bir diğeri ile değiştirmeyin.
Gruplandırmama: Bir işten diğerine geçerken
harcanan zaman kayıplarını gözden kaçırmayın. Benzer işleri gruplandırarak bir
arada yapmaya çalışın.
Yetki Vermemek: Yetki devri ile yöneticilerin
belirli işleri başkalarına vererek önemli işlere daha fazla ve kaliteli zaman
ayırmaları mümkün olabilmektedir. Yetki devri daha çabuk harekete geçme, hızlı
ve daha iyi kararların alınmasını sağlar.
Hayır Diyememek: Etkin zaman yönetimi konusunda
en etkili yöntemlerden birisi gerektiğinde ‘hayır’ diyebilmektir. İşe yaramayan
görüşmelere ‘hayır’ diyemeyen ve başkalarının ricalarıyla kendi işlerinin
dışındaki işleri yapanlar, kendi işlerini yapmak için yeterli zamanı
bulamayacaklardır.
Dağınıklık/Düzensizlik: Karışıklık ve düzensizlik
bireyin iş üzerindeki kontrolünü kaybetmesine, verimliliğinin azalmasına,
dikkatinin dağılmasına, yorgunluğa, strese ve dolayısıyla zaman kaybına neden
olmaktadır.
Telefon/e-posta: Telefon ve e-postalar doğru
kullanıldığında zaman tasarrufu için önemli bir araç olmakla birlikte
bazılarımız için başta gelen zaman kaybıdır. Telefonda konuşurken sözü fazla
uzatmadan sadede gelmeye ve lafı toparlamaya çalışın.
Takım Çalışması/İletişim
Eksikliği:
Çalışanlar arasında işbirliğinin zayıflığı, çeşitli gruplaşmalar ve
çatışmaların varlığı ve işte yoğunlaşmayı sağlayamamaları, geç karar alınması
ya da kararsızlık, etkin bir iletişim sisteminin oluşturulamaması da zaman
tuzaklarından biridir.
İletişim ve talimat yetersizliği
yanında geribildirim olmaması:
Yapılan işin etkisini görmek anlamında kullanılan geribildirimin olmaması
birçok işi gereksiz yere tekrarlamamıza yol açar. Örneğin, asansörde gideceğiniz
katın düğmesine basınca ışık yanıyorsa, bir daha o düğmeye basma gereği
duymazsınız. Oysa bu ışık tertibatının olmadığı asansörlerde insanların aynı
düğmeye acaba algılamadı mı diye defalarca bastıkları tespit edilmiştir. Bu
günlük hayatta da böyledir. Yapılacak işe ait talimatların anlaşılıp
anlaşılmadığına ya da tamamlanıp tamamlanmadığına yönelik basit geribildirimler
önemlidir.
Zamanınızı yönetmek için
zamanınız yoksa kendinize sorun: Neden yok? Unutmayın, gittiğimiz yön, gidiş
hızımızdan daha önemlidir. Sabah evden çıktığımızda farkında olsak da olmasak
da nereye gideceğimizle ilgili bir hedefimiz vardır ve bu hedef doğrultusunda
hareket ederiz. Bu nedenle; üşenmeyin, ertelemeyin, vazgeçmeyin!
