ETKİN ZAMAN YÖNETİMİ İÇİN PLANLAMANIN ÖNEMİ

Zaman yönetimi eğitimlerine, genellikle aynı soru ile başlanır: Kaçınızın yapacaklarınızın tamamı için yeterli zamanı var? Çoğunlukla, kimse el kaldırmaz. Genellikle yeterince zamanımız yoktur ve işlerimizi yetiştiremeyiz. Bunun anlamı, her güne yapacaklarımızın tamamını bitiremeyeceğimizi düşünerek başladığımızdır. Aslında, hepimizin sahip olduğu zaman aynıdır. Ancak bu, pek azımız için yeterlidir.

Oysa zaman demokratiktir. Zaman hepimizin sahip olduğu ve tamamıyla eşit olarak sahip olduğu en değerli varlıktır. Trilyoner olan da, ekmek parasını zor çıkaran da, bir gün içinde 24, haftada 168, yılda 8.760 saate sahiptir. Zamanı satın veya ödünç alamazsınız, başkalarından isteyemezsiniz. Zamanın yerine hiçbir şey konulamadığı gibi, bir kez israf edildi mi yeniden kazanılamaz.

Zamanımızı nasıl harcayacağımız ise stratejik bir karardır. Etkin olabilmesi için etkin bir biçimde kullanılması gerekir. Başa dönecek olursak, tüm işlerimizi tamamlamak için gerçekten yeterli zamanımız yok mu? Burada sorun gerçekten zamanın yetmemesi mi?

Kişisel zaman yönetiminin olmadığı hallerde işleri yetiştirmek için son dakika koşturmaları, aynı saate konulan çifte randevular, üretkenlikten uzak geçirilen günler ve aniden patlak veren krizler sıkça görülür. Böyle bir ortamda da stres ve performans düşüklüğü kaçınılmazdır. Aslında sorun hedeflerimizin belirsiz olması, önceliklerimizin iyi sıralanamamasından başka bir şey değildir. 

Zira planlayabileceğimiz şey zaman değil sadece ve sadece kendimizizdir.

Zamanı yönetmek için;

1.Adım: Hedefleri belirleyip, önceliklendirin.

Edinebileceğimiz en önemli zaman yönetimi becerilerinden biri öncelikleri bilmek ve bunları sıralayabilmektir. Olayın özünde basit bir bakış açısı değişikliği yatar: İş yapıyor olma üzerine değil, sonuç üzerine yoğunlaşmak.

2.Adım: Bir plan hazırlayın.

İşinize başlamadan önce, boş bir kağıt parçası alın ve gününüzü başarılı kılacak neler yapacağınıza karar verin ve onları yazın. Daha sonra önceliklendirmenize uygun olarak takviminize yerleştirin.

Zamanımızı para gibi düşünüp bütçesini çıkarabiliriz. Herhangi bir konu üzerinde bir saat harcamayı planlayabiliriz. Ancak bu noktada para ile zaman arasında büyük fark vardır. Cüzdanınızdaki parayı harcarken içinden şu 5 lirayı mı çıkarayım yoksa bu 5 lirayı mı diye düşünmeyiz. Hepsi aynıdır. Fakat iki farklı saat hiçbir şekilde aynı değildir. Bazı işleri belli bir saatte yapmak mümkünken diğer saatlerde mümkün değildir. O yüzden, bir şey yapacaksanız, onu yapmayı seçtiğiniz zaman önemlidir. Bunu yapmak için en iyi zaman ne? diye sorup işleri ona göre planlamak gerekir. En zor ve en önemli işlerinizi günün başına yerleştirin ve önem derecesine göre sıralayın.

3.Adım: Gözden Geçirin ve Yeniden Odaklanın

Gün içinde her saatte 1 dakikanızı yeniden odaklanmaya ayırın. O bir dakika içinde kendi kendinize son saatinizin etkin olup olmadığını ve gelecek saatinizi nasıl geçireceğinizi sorun. Gününüzü saat saat bu şekilde yönetin, saatlerin sizi yönetmesine izin vermeyin.

Gün sonunda gününüzü gözden geçirin. Neler yaptınız? Nelere odaklandınız? Hangi noktalarda zorlandınız? Yarınınızı daha üretken ve verimli kılacak neler öğrendiniz? Ve günün sonunda en yüksek önceliğiniz nedir?

4.Adım: Zaman Tuzaklarınızı Bulun ve Yok Edin.

Zaman kaybettiren işlerin, diğer bir ifadeyle zaman tuzaklarının belirlenmesi etkin zaman yönetimi açısından büyük önem taşımaktadır. Belli başlı zaman tuzakları aşağıdaki gibi sıralanabilir:

Plansızlık: Yeterince zamanınız olmadığı ya da özgürlüğünüzün kısıtlanacağı düşüncesiyle bu çok önemli faaliyeti ihmal etmeyin. Önce işi analiz edip nasıl yapılacağını tasarlayarak, uygulamaya alın.

Basit hatalar: Bir işi doğru dürüst yapmaya vakit bulamazsanız, tekrar tekrar yapmaya vakit bulursunuz. Üstlendiğiniz işi bir kerede, gerektiği gibi yapmaya dikkat edin.

Ertelemek: İsteyerek veya farkında olmadan bazı işleri tamamlamanın sürekli ertelenmesi. Öncelikli bir işi, daha az önceliği olan bir diğeri ile değiştirmeyin.

Gruplandırmama: Bir işten diğerine geçerken harcanan zaman kayıplarını gözden kaçırmayın. Benzer işleri gruplandırarak bir arada yapmaya çalışın.

Yetki Vermemek: Yetki devri ile yöneticilerin belirli işleri başkalarına vererek önemli işlere daha fazla ve kaliteli zaman ayırmaları mümkün olabilmektedir. Yetki devri daha çabuk harekete geçme, hızlı ve daha iyi kararların alınmasını sağlar.

Hayır Diyememek: Etkin zaman yönetimi konusunda en etkili yöntemlerden birisi gerektiğinde ‘hayır’ diyebilmektir. İşe yaramayan görüşmelere ‘hayır’ diyemeyen ve başkalarının ricalarıyla kendi işlerinin dışındaki işleri yapanlar, kendi işlerini yapmak için yeterli zamanı bulamayacaklardır. 

Dağınıklık/Düzensizlik: Karışıklık ve düzensizlik bireyin iş üzerindeki kontrolünü kaybetmesine, verimliliğinin azalmasına, dikkatinin dağılmasına, yorgunluğa, strese ve dolayısıyla zaman kaybına neden olmaktadır.

Telefon/e-posta: Telefon ve e-postalar doğru kullanıldığında zaman tasarrufu için önemli bir araç olmakla birlikte bazılarımız için başta gelen zaman kaybıdır. Telefonda konuşurken sözü fazla uzatmadan sadede gelmeye ve lafı toparlamaya çalışın.

Takım Çalışması/İletişim Eksikliği: Çalışanlar arasında işbirliğinin zayıflığı, çeşitli gruplaşmalar ve çatışmaların varlığı ve işte yoğunlaşmayı sağlayamamaları, geç karar alınması ya da kararsızlık, etkin bir iletişim sisteminin oluşturulamaması da zaman tuzaklarından biridir.

İletişim ve talimat yetersizliği yanında geribildirim olmaması: Yapılan işin etkisini görmek anlamında kullanılan geribildirimin olmaması birçok işi gereksiz yere tekrarlamamıza yol açar. Örneğin, asansörde gideceğiniz katın düğmesine basınca ışık yanıyorsa, bir daha o düğmeye basma gereği duymazsınız. Oysa bu ışık tertibatının olmadığı asansörlerde insanların aynı düğmeye acaba algılamadı mı diye defalarca bastıkları tespit edilmiştir. Bu günlük hayatta da böyledir. Yapılacak işe ait talimatların anlaşılıp anlaşılmadığına ya da tamamlanıp tamamlanmadığına yönelik basit geribildirimler önemlidir.

Zamanınızı yönetmek için zamanınız yoksa kendinize sorun: Neden yok? Unutmayın, gittiğimiz yön, gidiş hızımızdan daha önemlidir. Sabah evden çıktığımızda farkında olsak da olmasak da nereye gideceğimizle ilgili bir hedefimiz vardır ve bu hedef doğrultusunda hareket ederiz. Bu nedenle; üşenmeyin, ertelemeyin, vazgeçmeyin!

Kaynak: http://www.harvardbusiness.org/bregman/2009/07/plan-for-managing.html

TAM ZAMANINDA!

Üretim sistemleri son dönemlerde önemli ölçüde değişiklik göstermektedir. Bu değişikliğin başlangıcı tartışmasız olarak Toyota'nın 1960'larda kendi içinde başlattığı ve geliştirdiği Tam Zamanında Üretim Sistemi idi. Bu anlayış ile gelişen çekme mantığının faydaları, stoksuz üretim ile oluşan müşteriye kulak verme ihtiyacı, verimlilik artışı ve dolayısıyla mali kazanç bu sistemin daha da geliştirilmesini sağladı.

Tam zamanında üretim, üretim için gerekli malzemelerin, gerekli miktarda, zamanında temin edilmesi ve tam ihtiyaç duyulduğu zamanda, kalitede, miktarda üretilmesi ve müşteriye teslim edilmesidir. Tam zamanında üretimin temel taşları; yalın üretim, sıfır stok, sıfır hata ve yalın yönetim anlayışının benimsenmesidir.

Yönetimin yalın olması, "gerçekten gereksinme olmayan her şeyden kurtulmak" anlamındadır. Bunlar, üretimle ilgili gereksiz işlemler olabileceği gibi, organizasyon modelinde gerçekten ihtiyaç duyulmayan verimsiz görevlerden ve bunların maliyetinden de kurtulmaktır. İşletmelerin daha az sürede, daha az enerjiyle, daha verimli bir insan gücü ile üretim yapmalarını sağlamaktır. Bu şekilde; gecikme, bürokrasi, israf ve iletişim hataları gibi sorunlar da ortadan kalkacaktır.

Bir üretim sisteminde biriktir-beklet anlayışı, stok dağları arasında atölyeden çok depoyu andıran bir fabrika düzeni, karmaşık bir ürün akışı, yüksek taşıma süreleri,  çok uzun sipariş teslimleri dolayısıyla yüksek maliyetler ve memnun olmayan müşteriler yaratır.

Bir üretim sisteminde 7 israf çeşidinden bahsedebiliriz:

1. Katma değeri olmayan faaliyetler
2. Gereksiz ya da uygun olmayan çalışma süreçleri
3. Gereksiz hareketler
4. Beklemeler
5. Hatalı ürün/ fire
6. Üretim fazlası
7. Stok fazlası

İsrafın kaynaklarına ise şu örnekleri verebiliriz: Plansız yerleşim, uzun hazırlık süreleri, yetersiz prosesler, zayıf bakım, yetersiz çalışma metotları, eğitim eksikliği, motivasyon eksikliği, yöneticilerin ilgisizliği, etkisiz üretim planlama ve uygulama, tedarikçiye duyulan güvensizlik…

Yalın düşünce, israfa karşı alınmış önlemler bütününü içerir. İsraf, hiçbir değer yaratmadan kaynakları tüketen faaliyetlerdir. Yalın düşünce, israfa yol açan yanlış uygulamaları, işlem ve işlevleri ortadan kaldırmak ve bunlara karşı önlemler almak üzere ortaya atılan bir düşünce biçimidir.

7 İsrafa Karşı 6 Sıfır

1- Sıfır stok (sıfır ürün fazlası)

2- Sıfır hata 

3- Sıfır çelişki

4-Üretimde sıfır ölü zaman

5-Müşteri için sıfır bekleme süresi

6-Sıfır Kağıt (sıfır bürokrasi ve sıfır gereksiz iletişim)

Teslimat sürelerinin sürekli kısaldığı, maliyetlerin azaldığı, müşteri odaklı üretimin yapıldığı bir rekabet ortamında verimlilik ve etkinlik işletmelerin varlığını sürdürmelerinin en temel şartı olmuştur. Maliyetleri azaltmak, kaliteyi geliştirmek, müşteri memnuniyetini artırmak, stokları azaltmak ve esnekliği arttırmak tam zamanında üretim yönetim sisteminin temel amacı ve yaklaşım biçimidir.

Tam zamanında üretim yaklaşımının hakim olduğu işletmelerde her birim tek bir merkez gibi yönetildiğinden, çalışanların tek düşüncesi ve amacı en etkin, en verimli/optimum şekilde çalışmak ve şirket hedeflerine ulaşılmasını sağlamak olur. Bu yaklaşımın yayılımının fazlalılığı, işletme içindeki işbirliğinin ve takım ruhunun gelişmesine fırsat sağlayacaktır.

Sürekli iyileştirmelerin temelinde; gerçekleştirilen sürekli, küçük iyileştirmeler vardır ve iyileştirme olanaklarının araştırılması herkesin, özellikle de o işi yapanların görevidir.

Sistem düşüncesi olmadan vizyon gelecek üzerine sevimli resimler çizmekle kalır. Gerçek sistem düşüncesinin özü, bir zihniyet değişikliğinde yatmaktadır. Kendimizi organizasyondan ayrı olarak görmekten organizasyon ile bağlantılı olarak görmeye, problemlerimizi dışarıdan bir başkasının veya başka bir şeyin yol açtığı problemler olarak görmekten kendi eylemlerimizin yaşadığımız problemleri nasıl yarattığını görmeye yönelen bir zihniyet değişikliğine geçeriz. Ancak bu değişiklikle insanlar kendi gerçeklerini nasıl yaratacaklarını keşfedeceklerdir, nasıl değiştirebileceklerini de… Unutulmamalıdır ki, hiçbir operasyon, küçük bir iyileştirme yapılamayacak kadar mükemmel değildir!

Direnç Gösterme :)

ÇALIŞAN MEMNUNİYETİ

Günümüz iletişim dünyasında, bilgiye kolay erişilebilmesi ürünlerin kısa zamanda ve kolaylıkla kopyalanmasına neden olmaktadır. Bununla da kalmayıp müşteriler, aynı ya da çok benzer ürünü sunan onlarca alternatifi karşısında görmektedir. (Örnek olarak, bir sokakta 4-5 tane marketi; birbirlerine yakın yerlerdeki büyük alışveriş merkezlerini gösterebiliriz.) Seçeneğin bu kadar çok ve benzer olduğu (fiyat, ürün çeşidi, teknoloji, ulaşılabilirlik vb.) bir ortamda müşterilerin de beklentileri yükselmektedir. Müşterinin kalite beklentisindeki bu yükselme, müşterinin beklentilerinin -zaten her yerde bulabildiği- somut-maddi beklentilerden; daha sosyal ve insani beklentilere doğru çevrilmesini ifade etmektedir.

Şirketlerin ürünleri, sistemleri, yapısı ve stratejileri kopyalanabilir, ancak güven ortamı ve çalışanların performansı kopyalanamaz. Zira bu saydıklarımız kuruma aittir ve tektir. Çalışan performansı ile çalışan memnuniyeti birbirine sımsıkı bağlıdır. Bu nedenle yürütülen faaliyetlerden maksimum faydayı sağlamanın en kolay yolu çalışanların sesine kulak vermektir.

En son araştırmalar, müşteri memnuniyetini artırmanın ve müşteri sadakati sağlamanın en sağlıklı yolunun, önce mutlu ve çalıştığı kuruma bağlı çalışanlardan geçtiğini gösteriyor. Artan çalışan memnuniyeti, hemen müşteri cephesine yansıyor. Bu bilinçten hareketle müşteri memnuniyeti ve sadakati kadar çalışan memnuniyeti ve sadakati de tüm dünyada kurumların önemle üzerinde durdukları konuların başında geliyor. 

Çalışan memnuniyeti ve sadakati, bir kurumda ilişkilerin sıcak olması, çalışanların yeteneklerini sonuna kadar kullanabilmesi, kendilerine değer verildiğini hissetmeleri, yaptıkları işin ödüllendirilmesi ve işi iyi yapabilmek için gerekli araç-gereçlerin temin edilmesi gibi unsurların olmasıyla sağlanan büyük ölçüde duygusal bir bağdır.

Çalışan memnuniyeti veya memnuniyetsizliğine yol açan etkenler, çalışanın kişiliğine, değer yargılarına, inançlarına, kültürel yapısına bağlı olarak değişiklik gösterir. Her çalışan eğitimi ve alışkanlıkları doğrultusunda çalışacağı ortamın fiziksel ve sosyal şartları için beklentiler oluşturur, yaptığı işin bu özellikleri karşılamasını ister. Çalışandan ise beklenen bir başarı düzeyi vardır, yetenek ve özellikleri uyarınca bu başarıya ulaşması beklenir. Bazı çalışanlar zor işleri tercih ederler, başkalarının yapmakta zorlandığı işi başarmaktan haz duyarlar. Yöneticisinin kendisini beğenmesini, takdir etmesini önemseyen çalışanlar vardır. Çalışanların beklentilerini doğru düzeyde karşılayabilmek için öncelikle beklentileri doğru tespit etmek gerekir.

İşte bu noktada çalışanlarının beklentileri ile kurumun karşılayabileceği çalışan taleplerinin ortak bir noktada buluşturulmasında kullanılabilecek Çalışan memnuniyeti araştırmaları devreye girmektedir. Çalışan memnuniyeti araştırmaları ile çalışanların kurumun uygulamaları konusundaki görüşleri alınarak beklentilerin belirlenmesi ve kaynakların doğru alanlara aktarılması sağlanmaktadır.

Çalışan Memnuniyeti araştırmalarının kuruma sağladığı başlıca faydalar şu şekilde sıralanabilir:

• Çalışanların motivasyon ve tatmin düzeylerinin belirlenmesi, uygulamaların etkinliğinin ölçülmesi
• Kurum ile ilgili güçlü ve gelişmesi gereken alanların belirlenmesi
• Çalışanların değişime olan ilgilerinin tespit edilmesi
• Analizler sonucunda somut verilere ulaşılması
• Çalışan önerilerinin alınması
• Kuruma ve araştırma sonuçlarına göre en uygun faaliyet planlarının hazırlanması

Çalışan Memnuniyeti yapılan iş, çalışma ortamı, iletişim ve işbirliği gibi pek çok konu ile ilgili memnuniyet anlamına gelir. Çalışan memnuniyeti araştırmalarında temel alınan en önemli nokta ise çalışanların görüşlerini rahatça ve olduğu gibi aktarabilecekleri bir ortamın sağlanmasıdır.

Çalışma ortamının fiziksel şartları; iş ortamının aşırı soğuk veya aşırı sıcak olması gibi değişkenler çalışan memnuniyetini belirli sınırlar içinde etkilemektedir. İşletmelerde çalışanlar arasındaki iletişim ayrı bir tatmin unsurudur. İyi iletişimden kasıt, çalışanlar arası duygu ve bilgi bütünlüğünün sağlanmasıdır. Çalışanın başarılı bir grup içinde yer alması, hayat görüşü kendisine uygun insanlarla birlikte çalışması memnuniyeti artırmaktadır. Çalışan, işletmenin kendisine değer verdiğini, işini yapmak için gerekli niteliklere sahip olduğunu bilirse daha kolay tatmin olur. İş güvencesinin varlığı, çalışan memnuniyetini arttırdığı gibi yönetimi de kolaylaştırır.

Çalışan Memnuniyeti araştırmalarının sonuçlarının çalışanlarla paylaşılması, şirket yönetiminin bu araştırmaların sonuçlarını önemli bilgi kaynakları olarak ele aldıklarını göstermektedir. Sonuç paylaşımları çalışanlara genel görüş içerisinde kendi görüşlerinin yerini görmeleri ve beklentilerini diğer çalışanlarla karşılaştırmaları fırsatını vermektedir. Çalışanlardan elde edilen görüşler doğrultusunda yönlendirilen iyileştirme uygulamaları çalışanların yönetime katılımına fırsat vererek çalışan motivasyonunu ve bağlılığını olumlu yönde etkilemektedir.

Unutulmaması gereken en önemli unsur ise karşılıklı sevgi, saygı, sabır ve sadakatin olduğu her kuruluşun başarıya daha çabuk ulaşacağıdır.

Aralık 2008

İŞ KALİTESİNDEN YAŞAM KALİTESİNE

Gittikçe karmaşıklaşan bir dünyada, hepimiz basitliğin peşinde koşuyoruz. Çünkü, karmaşa ve konsantrasyon birlikte var olamayacak iki kavram. Herkesin zihni aşırı dolu. İnsanlar her yerde dikkatlerinin dağıldığından, projeleri bitirememekten, hatta şöyle bir oturup dinlenememekten yakınıyor.

İşyeri, günümüzün büyük çoğunluğunu geçirdiğimiz ortam. Bu nedenle iş yerinin ve iş sağlığının kalitesi işin kalitesi ve verimliliğini etkilediği kadar yaşam kalitemizi de direk etkilemektedir. İş yaşamında da, özünde, kişilere doğdukları andan itibaren öğretilen düzenli ve temiz olmaları gerektiğinden farklı olmayan yalın üretim yaklaşımı yaygınlaşmaktadır.  

Yalın üretim, üretime yük getiren tüm israflardan arınmayı,  hızı artırıp, çevrim süresini kısaltarak kalite, maliyet, teslimat performansını aynı anda iyileştirmeyi hedef almaktadır. Yalın üretimin zeminini ise Toplam Kalite’nin en önemli araçlarından biri olan 5S desteklemektedir. 5S, işyeri temizlik ve düzenine çalışanların katılımını sağlayan, organizasyonlarda kaliteli bir çalışma ortamı yaratan ve bunun sürekliliğini gerçekleştiren sistematik bir yaklaşımdır. “S” harfi ile başlayan 5 Japonca kelimeden oluşmaktadır. Bu kelimelerin Türkçe karşılıkları şöyledir:

Sınıflandırma

Düzen

Temizlik

Standartlaştırma

Disiplin

SINIFLANDIRMA

Amaç; eşyaları sınıflandırmak, doğru yerlere yerleştirmek, gereksiz olanlardan kurtulmak, dağınıklık ve kirliliğin gerçek sebeplerini bulmak, temizlenmesi zor alanlardan kurtulmaktır. Bu aşamada temelde neyin gerekli, neyin gereksiz olduğuna karar verilir ve ona göre düzenleme adımlarına karar verilir.

İşletmedeki her malzemenin doğru yerinde bulundurulması amacıyla bulunduğu yere, kullanım sıklığına, kullanıcıya uygunluğuna göre malzemeler tasnif edilir. Gereksiz malzemelerden kurtularak işe başlanır. Malzemeler usulüne uygun olarak atılacak, satılacak, hurdaya gönderilerek değerlendirilir.

DÜZENLEME

Amaç; genel düzen ve tertibin sağlanmasıdır.

YANİ; HERŞEYE BİR YER VE HERŞEY YERLİ YERİNDE!

Rahat çalışma ortamının vazgeçilmez bir unsuru olarak görülen düzen sisteminde, her şey elinizin altında ve bildiğiniz yerdedir, gerekli olan şeyi ararken ve geri koyarken zaman kaybı yaşamazsınız.

Düzenleme Nasıl Yapılır?

Öncelikle fonksiyonel yerleşim planı belirlenmelidir. Ana koridorların/geçitlerin yerleri açık bir şekilde belirlenmiş olmalı, zeminde tümsek, çatlak olmamalıdır. Yürüme yollarına, merdivenlere, kapı önlerine, yangın söndürme cihazlarının etrafına kesinlikle herhangi bir şey konulmamalıdır.

Her eşya tanımlı olmalı, bir yeri olmalı, herkes tarafından bilinmeli, gerektiğinde en kısa sürede oradan alınmalı ve işi bittiğinde tekrar aynı yerine konulmalıdır. Aranılan her şeye 30 saniyede ulaşılabilmeli ve işi bitince tekrar 30 saniyede yerine konulabilmelidir.

TEMİZLİK

Amaç; tertemiz bir çalışma ve yaşama alanı sağlamaktır. Çünkü toz, kir ve artıklar, dağınıklığın, disiplinsizliğin, verimsizliğin, hatalı üretimin ve iş kazalarının kaynağıdır. Temizlik ve düzen sayesinde kazaya neden olabilecek malzemeler ortada bulunmayacak, yerlerde yağ, su, toz gibi şeyler bulunmayacak, buna bağlı olarak da iş kalitesinde ve verimliliğinde artış sağlanacaktır.

Her insan günlük yaşantısını geçirdiği, çalışma ve yaşama alanlarını kendi sağlığı açısından temiz tutma alışkanlığını kazanmak zorundadır. Hiç kimse kirlettiği yeri bir başkası temizlesin diye beklememelidir. Herkes kendisini, insan sağlığı, sağlığa uygun kurallar, toplu beslenme ve toplu yaşamın gerçekleştiği yerlerde gerçek anlamda temizlik yapılmadığı takdirde bulaşıcı hastalıkların nasıl yayılarak sağlığımızı tehdit edeceği, bunun da iş gücü kaybına sebep olacağı konusunda yetkin hale getirmelidir.

Unutulmamalıdır ki, her zaman temiz çevrede yaşamak medenî bir insan olmanın ilk şartıdır.

STANDARTLAŞTIRMA

Amaç; ilk üç adım sonucu elde edilen başarıların sürekliliğini sağlamaktır. Yapılmış olan düzenlemeyi ve temizliği devamlı hale getirebilmek için her şey belirli kural ve şartlara bağlanarak standart hale getirilir.

Renklerde, şekillerde, giyimde, temizlik hissi verecek her şeyde standartlaşma olmalıdır. Kimin nereyi, nasıl ve ne zaman temizleyeceği, düzenli tutacağı önceden belirlenmeli ve bu alanlara konulacak şekil ve çizelgelerle iş yerinin her noktası kontrol edilerek doğruluk ve düzeninden emin olunmalıdır.

DİSİPLİN

Amaç; kurallara uymak ve takip etmektir. Sadece sınıflandırma, düzenleme, temizlik ve standartlaştırmayı yapmak işletmede verimliliği sağlamak için yeterli değildir. Bunların devamlı ve kalıcı olabilmeleri konulmuş basit kuralların takibi konusunda disiplin gerektirir. Yani kurallar günlük birer alışkanlık haline getirilmelidir.

Örneğin, bisiklete binmek, yüzebilmek gibi davranışlar unutulmayan alışkanlıklardır. Bir defa öğrenildikten sonra uzun süre ara verilmiş dahi olsa yeniden bisiklete binince onu kullanabilir, denize girince yüzebilirsiniz. Kuralları alışkanlık haline getirdiğiniz zaman, her şey kendiliğinden yürür. Nerede, ne zaman, ne yapacaktım gibi soruları düşünmeniz gerekmeden uygulamayı yaparsınız.

Kuralların alışkanlık haline gelmesinin önemini şu örnek oldukça iyi açıklamaktadır.

Bir grup mühendis, kendilerine kablo donanımları yapmak için başvuran bir işletmeyi ziyarete giderler. Toplantı başlamadan önce mühendislerden biri ellerini yıkamak için tuvalete gider ve döndüğünde toplantı yöneticisine sorar:

“ Tuvalette kırık bir cam vardı. O camın kırık olması mı gerekiyor?”

Fabrika Yöneticisi;

“Tabii ki kırık olması gerekmiyor, ancak tamir fırsatı bulamadık. ” diye yanıtlar.

Bunun üzerine mühendisler bir taraftan toplantıyı terk etmek üzere çantalarını toplarken, biri şöyle der: Siz kırık bir camı tamir etmek için gerekli basit kuralları bile takip edemiyorsunuz, bize kablo donanımları üretmek için gerekli birçok zor kuralı nasıl takip edeceksiniz?

Ve o işyerini terk ederler.

Bu örnekten de anlaşılıyor ki: Büyük işler yapabilmek için, küçük ayrıntılara dikkat etmek gerekir.  Ayrıntıların mükemmelleştirilmesi ile mucizeler yaratılır.

Yararlanılan Kaynak:

www.gemba.com/5S.cfm