Kuruluşların
vizyon, misyon ve stratejik amaçlarını gerçekleştirebilmeleri için çalışanların
sorumlu çalışma anlayışı içinde olmaları, kendilerini işlerine vermeleri,
gerçek bir işbirliği ruhu ile tüm potansiyellerini işlerine yansıtmaları son
derecede önemlidir. Bu anlayış, hem çalışanların hem de kuruluşun başarısına
katkıda bulunduğu gibi, aynı zamanda
paylaşılan değerler, etik, güven ve açıklık kültürünü de besler.
Nitelikli
el emeği ve beyin gücünün yönetim, teknoloji ve üretim dokularıyla bütünleşmesi
kalite, verimlilik ve katma değer faktörlerini artırmaktadır. Bu, işletmeler
açısından kaynakları en iyi biçimde değerlendirerek üretmek demektir ve
verimlilik gücü anlamına gelmektedir.
En
basit anlamda verimlilik doğru olan işleri, doğru biçimde ve ekonomik bir
çalışma ile gerçekleştirmektir. Ne kadar iyi görünürse görünsün ya da gerçekte
ne kadar iyi olursa olsun, mevcut durumun gelişimine olan inançtır. Zamanımızı
nasıl harcayacağımız ise stratejik bir karardır. Etkin olabilmesi için etkin
bir biçimde kullanılması gerekir. Tüm işlerimizi tamamlamak için gerçekten
yeterli zamanımız yok mu? Burada sorun gerçekten zamanın yetmemesi mi?
Geleceğiniz hakkında düşünün
Bütün
başarılı insanlar çok verimlidir. Zamanlarını daha kaliteli kullandıkları ve
daha etkin çalıştıkları için uzun saatler çalışmaları gerekmez. Aynı sürede ortalama
bir kişinin tamamladığı işten daha fazlasını tamamlayabilirler. Çevrelerindeki
insanlar tarafından saygın ve değerli bulunur, lider ve rol model olurlar.
Başarılı
insanların açık bir gelecek yönelimi vardır. Onlar beş, on, yirmi yıl ilerisini
düşünürler. Bugünkü seçimlerinin ve davranışlarının arzu ettikleri gelecek ile
tutarlı olup olmadığını analiz ederler.
Zaman
konusundaki doğru tutumun, davranış ve seçimler üzerinde çok büyük bir etkisi
vardır. Yaşamları konusunda daha fazla düşünen insanlar, gelecekleri hakkında
düşünmeye vakit ayırmayan insanlara göre zamanlarını nasıl değerlendirecekleri
konusunda daha iyi kararlar alırlar. Uzun dönemli bakış açısı geliştirmek, kısa
vadede de neyin gerçekten önemli olduğunu belirlemeyi kolaylaştıracaktır.
Yeni fikirlere açık olun, her
şey öğrenilebilir
Günümüzde
stresin en yaygın biçimi, yapacak çok fazla şey olması, ancak, işleri
tamamlayabilmek için zaman yoksulluğu çekilmesidir. Oysa zaman demokratiktir.
Zaman hepimizin sahip olduğu ve tamamıyla eşit olarak sahip olduğu en değerli
varlıktır. Trilyoner olan da, ekmek parasını zor çıkaran da, bir gün içinde 24,
haftada 168, yılda 8.760 saate sahiptir. Zamanı satın veya ödünç alamazsınız,
başkalarından isteyemezsiniz. Zamanın yerine hiçbir şey konulamadığı gibi, bir
kez israf edildi mi yeniden kazanılamaz. Çözüm, zaman yönetimi konusunda bir
uzman olmaya çalışmaktır.
Zaman
Yönetimi Anahtarları
Zaman yönetimi için vazgeçilmez iki nokta:
1) Öncelikleri belirlemek
2) Bir seferde bir şey üzerinde yoğunlaşabilme yeteneğidir.
Başlamadan önce iyice
hazırlanın
Zamanı
verimli kullanmak için planlama olmazsa olmazlardan biridir. Sadece günlük
değil, haftalık, aylık ve yıllık planlar hazırlanmalı ve planlara tam uyum sağlanmalıdır. Her şeyi aynı anda yapamayacağımıza göre,
sürekli olarak faaliyetlere ilişkin önceliklerin belirlenmesi gerekir.
Başlamadan
önce, ihtiyacınız olan her şeyin elinizin altında olması daha fazla işin hızlı
bir şekilde yapılması için en iyi yollardan biridir. Tam hazırlıklı
olduğunuzda, yayını germiş bir okçu gibi olursunuz. En yüksek değerdeki
görevlerinize başlamak için sadece küçük bir zihinsel çaba gerekecektir.
Çalışma alanınızı temizleyin,
düzenleyin
Masanızı
ve çalışma alanınızı önünüzde sadece bir görev olacak şekilde temizleyerek
başlayın. İşi tamamlamak için gerekli tüm bilgi, raporlar, detaylar ve
malzemelerin yanınızda olduğundan emin olun.
İşinizle ilgili olmayan her şeyi masanızdan uzaklaştırın.
Çalışma
alanınızı rahat ve uzun süre çalışmaya elverişli olacak şekilde düzenleyin. Dik
oturun, etkili, verimli, yüksek performanslı bir kişi olarak işe başlayın ve bir
kez başladıktan sonra, iş bitene kadar devam edin.
En
önemli görevler ile başlayın
En yüksek değerdeki göreve odaklanma özdisiplini
zamanınızı kontrol altına almak ve stres seviyenizi düşürmek için başlangıç
noktasını oluşturur. Herhangi bir görev ya da faaliyetin
potansiyel sonuçlarını değerlendirin. Şirket veya sizin için ne kadar önemli
olduğu en önemli belirleyicidir. En zor ve en önemli işlerinizi günün başına
yerleştirin ve önem derecesine göre sıralayın.
Eğer
bir görev veya faaliyetin pozitif sonuçları olacaksa, o işi en önemli
önceliğiniz yapın ve bir an önce başlayın. Ya da potansiyel olarak olumsuz sonuçları
olabilecek bir iş varsa, bu iş öncelikli hale gelecektir, bir önce sorunun kök
nedeninin bulunması ve daha fazla büyümeden çözümlenmesi gerekir.
Gözden Geçirin
Görev,
aktivite ve proje listelerinizi düzenli olarak gözden geçirin. Gün sonunda gününüzü
gözden geçirin. Neler yaptınız? Nelere odaklandınız? Hangi noktalarda
zorlandınız? Yarınınızı daha üretken ve verimli kılacak neler öğrendiniz? Ve
günün sonunda en yüksek önceliğiniz nedir?
Verimliliğin
artırılması ve zaman yönetimi için uygulanabilecek stratejiler, her birini tek
tek uygulayarak ve tekrarlayarak öğrenilebilir. Bu yöntemlerin her biri eninde
sonunda alışkanlık haline gelecektir. Kararlı olun! Hayattaki olumlu her
değişiklik net, açık bir karar ile başlar. İnsanlar zamanlarını verimsiz
kullanıyorsa, bu henüz yaptıkları her şeyde çok verimli olmaya karar
vermedikleri içindir. Verimlilik, başarılı insanların en önemli özelliklerinden
biridir ve nefes almak gibi doğal bir hale gelene kadar uygulama ve tekrarlama
yoluyla geliştirilmelidir.
27.09.2011
Bu yazı C.Vizyon dergisi 2011 Ekim sayısında yayınlanmıştır.
